KlikSADANA.com

Apa kebetulan yah? Bila pada 25 Juli 2009 lalu aku diperkenankan lebih serius belajar dari para begawan Administrasi bisnis di Universitas Indonesia dan 28 Juli ini aku gabung di Indonesia ICT Award 2009 belajar dari begawan muda Y Generation: Tika Banget, itu pasti bukan kebetulan.

Semoga aku dapat belajar banyak di sini tentang "Ranjau-ranjau Dunia Blog"

Aku dapat informasi sederhana tentang "copy and paste" yang ternyata tindak "kriminal", hoax, pencemaran nama baik "kasus Prita" (defammation), penghinaan agama "kartun Nabi",

Sadana & His Story 

1. Memiliki lebih banyak waktu untuk melaksanakan fungsi manajerialOleh para manajer seharusnya menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, pengendalian dan inofasi. Namun sebaliknya, tanpa adanya delegasi mereka akan terperangkap kedalam berbagai pekerjaan yang remeh, mengatasi kesulitan-kesulitan, menanggapi gangguan, dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh orang lain.
2. Meringankan tekanan                                                                                                                                                         Kebanyakan manajer berorientasi kepada tindakan-tindakan (action oriented). Mereka lebih senang berada ditengah kegiatan, lebihsenang bertindak ketimbang mengawasi. Tidak adanya pelaksanaan delegasi menyebabkan kecendrungan tersebut tidak dapat di kndalikan.
3. Mengembangkan manusia                                                                                                                                          Pelaksanaan delegasi juga memungkinkan mereka untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar secara perlahan-lahan dalam lingkungan yang penuh pengertian, untuk mempersiapkan mereka bagi perkembangan lebih lanjut. Pelaksanaan delegasi mendorong mereka untuk lebih kreatif dan menggunakan bakat yang mereka miliki untuk mmpraktekkan keterampilan dalam menyelesaikan persoalan. 
4. Menciptakan suasana penuh motivasi                                                                                                                                Motivasi hanyalah membantu orang lain untuk meraih apa yang dapat mereka capai. Kaena pelaksanaan delegasi memerlukan pengetahuan tentang tujuan, kemampuan, dan keinginan pribadi karyawan, maka akan lebih baik jika manajer dapat memberikan peluang kepada para individu untuk menonjol dalam bidang yang sesuai dengan kemampuan mereka khususnya.

1. Indikator Tidak Efektifnya Delegasi                                                                                                                                          Dengan melaksanakan delegasi yang efektif akan ada waktu yang dihemat. Pelaksanaan delegasi tersebut akan menyebabkan anda dapat memusatkan perhatian kepada berbagai kegiatan yang penting dan berarti. Sayang sekali, ada orang yang mengira bahwa mereka melaksanakan delegasi, padahal sebenarnya mereka hanya memberikan tugas kepada bawahannya. Beberapa orang sebetulnya hanya melimpahkan pekerjaannya kepada bawahan tanpa adanya pelatihan ataupun tindaklanjutnya.
2. Sindrom Pekerjaan Sendiri                                                                                                                                           Mengerjakan sendiri sebagai hal jarang bisa dibenarkan, kecuali jika hal itu sesuai dengan tuntutan anda sendiri. Jika anda seorang manajer, dengan bebefapa anak buah yang bertanggung jawab kepada anda adalah menjadi tugas anda untuk mendelegasikan sebanyak mungkin pekerjaan. Dengan asumsi bahwa anda menerima gaji yang lebih tinggi ketimbang bawahan anda benar-benar tidak dapat bekerja sendiri. Tugas seorang manajer adalah menyelesaikan pekerjaannya melalui orang lain, bukan untuk mengerjakannya sendiri. Jika pelaksanaan delegasi merupakan suatu cara yang begitu ideal untuk mengembangkan bawahan dan membebaskan manajer untuk dapat mengerjakan hal-hal yang mempunyai prioritas yang lebih tinggi, lalu mengapa orang begitu enggan melaksanakan delegasi? Berikut ini disampaikan beberapa alasan yang bisa dikemukakan, dan satu atau dua komentar yang dapat mengungkapkan bahwa alasan tersebut tidak benar.
3. Tidak Ada Waktu Untuk Melaksanakan Delegasi                                                                                                                         Itu merupakan suatu alasan yang biasa, karena pelaksanaan delegasi memerlukan pelatihan dan pelatihan tersebut memerlukan waktu. Jauh lebih cepat untuk mengerjakan sendiri suatu pekerjaan ketimbang melatih orang lain untuk mengerjakannya. Hal tersebut dapat dimengerti jika pekerjaan itu hanya dilakukan sekali seumur hidup.
4. Saya Bisa Mengerjakannya Lebih Baik Ketimbang Orang Lain.                                                                                        Tentu saja begitu: bagaimanapun juga lihat saja beberapa sering anda mengerjakannya? Namun dengan pelatihan dan pengalaman, bawahan anda dapat melakukannya dengan baik. Mungkin pada awalnya anda menganggap penyelesaiannya kurang sempurna. Dalam hal demikian bandingkanlah pekerjaan yang telah mereka lakukan tersebut dengan pekerjaan anda lakukan saat anda memulai pekerjaan bertahun-tahun yang lalu. Jangan membandingkannya dengan kinerja anda sekarang.
5. Saya Senang Mengerjakannya                                                                                                                                                   Baik. Bayangkan saja betapa para karyawan anda pun akan senang mengerjakannya! Tidak ada yang dapat memberikan motivasi lebih besar selain tugas yang menantang dan menarik. Pada gilirannya, anda sendiri akan dapat mengerjakan berbagai tugas yang lebih menarik, lebih menantang, dan lebih menguntungkan.
6. Hal Tersebut Merupakan Kebijakan Perusahaa                                                                                                                Sebuah kebijakan adalah suatu pedoman bukan suatu peraturan.
7. Itu Sudah Menjadi Kebiasaan                                                                                                                                               Mungkin saja. Semakin sering kita mengerjakan sesuatu, hal itu akan semakin menjadi kebiasaan. Namun kebiasaan dapat dihilangkan jika anda dengan sadar berniat untuk melakukannya.
8. Para Karyawan Tidak Mampu                                                                                                                                                 Jangan menganggap remeh mereka. Apakah pendapat anda tersebut didasarkan pada prestasi mereka saat ini ataukah pada apa yang dapat mereka lakukan setelah diberi pelatihan yang baik dan terus menerus.
9. Para Karyawan Terlalu Sibuk Untuk Melakukan Pekerjaan Lebih                                                                                    Sudah pasti. Tetapi, mereka itu sibuk untuk apa? Apakah tidak ada pekerjaan remeh yang dapat dihapuskan tanpa adanya dampak buruk terhadap tujuan perusahaan? Para karyawan hendaknya mengerjakan tugas-tugas yang penting dan sangat perlu, bukan pekerjaan yang “baik untuk dikerjakan”.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1   LATAR BELAKANG MASALAH

Mengatur waktu Anda dengan baik berarti mengatur hidup Anda dengan baik. Orang-orang yang mengatur waktunya dengan baik akan melakukannya dengan kreatif. Mereka memiliki cirri-ciri khas yang membedakan mereka dari orang-orang yang selalu dalam keadaan penuh kekalutan. Mereka membuat rencana-rencana jangka pendek dan jangka panjang, menetapkan dan mengikuti jadwal yang realistis, mengambil waktu istirahat yang efisien dan tepat waktu, dan memandang tugas-tugas yang harus dilaksanakan sebagai kesempatan-kesempatan, daripada sebagai kewajiban yang ditakuti. Mereka mempraktikkan manajemen waktu yang kreatif dengan mengendalikan waktu mereka, dan sekaligus mengendalikan hidup mereka.

Tidak semua orang dianugerahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tetapi kita masing-masing memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Banyak yang dapat dicapai dalam dua puluh empat jam tersebut, atau tidak sedikit pun yang dicapai. Tergantung kepada Anda untuk mengoptimalkan waktu tersebut.

Keuntungan yang paling penting dari manajemen waktu yang kreatif adalah Anda dapat mengendalikan hidup Anda. Mereka yang merasa dapat mengendalikan hidup mereka akan mengalami lebih sedikit stress, lebih santai, lebih produktif, merasakan kepuasan diri, dan hidup lebih lama.

Manajemen waktu yang buruk menyebabkan terlewatnya deadline, tidak rampungnya suatu proyek, kekecewaan pimpinan, kemarahan klien, pembatalan janji, dan terhambatnya peningkatan karier. Juga dapat menyulut keadaan menjadi tegang, marah, malu, rendah diri, bahkan depresi. Manajemen waktu yang buruk juga menimbulkan masalah dalam perkawinan atau hubungan romantis karena pasangan yang sibuk merasa tidak pernah mempunyai cukup waktu untuk keintiman atau menghabiskan waktu yang berkualitas bersama-sama. Ini adalah salah satu penyebab mengapa anak-anak yang sedang tumbuh menjadi orang asing bagi orangtua mereka, atau persahabatan tidak pernah berkembang jauh dari sebuah perkenalan semata.

Selama meriset manajemen waktu, saya menemukan berbagai persoalan seputar manajemen waktu yang biasa ditemukan pada orang-orang yang biasanya sibuk, tetapi jarang dapat menyelesaikan sebanyak yang mereka inginkan, atau mereka tahu bahwa mereka mampu mencapainya: Mereka adalah orang-orang yang reaktif, ketimbang aktif. Mereka beraksi terhadap tuntutan dari luar diri, apakah terhadap laporan yang harus selesai pada hari Jumat atau menghadiri undangan pada hari Sabtu, ketimbang beraksi sesuai dengan sasaran jangka panjang yang telah mereka tentukan sendiri dengan keputusan-keputusan yang harus diambil untuk jangka pendek.

Selanjutnya, perlu ditentukan prioritas untuk hal penting apa yang biasanya menjadi jelas ketika diserang kata “andaikan” (Aku tidak akan dating terlambat andaikan aku tidak menjawab telepon ketika aku hendak pergi,” “Andaikan saja aku tidak mulai mengerjakan tugas baru itu sebelum aku selesai menulis-ulang laporan tersebut.”) Demikian juga saat muncul rasa bangga terhadap penghargaan-penghargaan yang terlihat nyata pada waktunya, mendapat kenaikan pangkat, menyelesaikan sebuah program pelatihan secara menyeluruh dan tuntas, diminta untuk memberikan presentasi tentang apa yang Anda lakukan, memublikasikan sebuah buku, dan berhasil mengendalikan tuntutan pekerjaan atau tuntutan keluarga Anda.

Dari wawancara, observasi, dan riset, saya telah menemukan bahwa kebanyakan pria dan wanita memiliki tujuan yang sama: hidup yang terarah dan teratur, bukan hidup yang terlalu memberatkan pekerjaan, keluarga, atau waktu santai. Seorang yang tidak pernah berolahraga atau melakukan segalanya sendiri (sampai akhirnya mengalami serangan jantung) karena hanya mementingkan pekerjaan dan keluarganya adalah seorang yang memerlukan manajemen waktu yang kreatif, sama dengan seorang wanita yang dengan cekatan sibuk melaksanakan segala kewajibannya – untuk suami, dan anak-anak – sehingga tidak mempunyai waktu untuk mengistirahatkan kedua kakinya dan bersantai.

1.2   PERUMUSAN MASALAH

1. Mengatasi hambatan utama dalam mengatur waktu?
2. Bagaimana menjadi teratur dan lebih efektif ?
3. Faktor yang menjadi hambatan utama dalam mengatur waktu?

1.3   TUJUAN PENULIS

1. Keuntungan dari Manajemen waktu yang kreatif
2. 7  prinsip manajemen waktu yang kreatif
3. Bagaimana menjadi teratur dan lebih efektif
4. Memperbaiki waktu kerja anda
5. Meningkatkan manajemen waktu pribadi seseorang menjadi lebih baik

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Waktu Yang Kreatif: Sebuah Pengantar

Waktu yang hilang tidak akan dapat ditemukan kembali

–Benjamin Franklin, Poor Richard’s Almanac

2.1.1 Apakah Manajemen Waktu yang Kreatif Itu?

Mengatur waktu Anda dengan baik berarti mengatur hidup Anda dengan baik. Orang-orang yang mengatur waktunya dengan baik akan melakukannya dengan kreatif. Mereka memiliki cirri-ciri khas yang membedakan mereka dari orang-orang yang selalu dalam keadaan penuh kekalutan. Mereka membuat rencana-rencana jangka pendek dan jangka panjang, menetapkan dan mengikuti jadwal yang realistis, mengambil waktu istirahat yang efisien dan tepat waktu, dan memandang tugas-tugas yang harus dilaksanakan sebagai kesempatan-kesempatan, daripada sebagai kewajiban yang ditakuti. Mereka mempraktikkan manajemen waktu yang kreatif dengan mengendalikan waktu mereka, dan sekaligus mengendalikan hidup mereka.

Tidak semua orang dianugerahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tetapi kita masing-masing memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Banyak yang dapat dicapai dalam dua puluh empat jam tersebut, atau tidak sedikit pun yang dicapai. Tergantung kepada Anda untuk mengoptimalkan waktu tersebut.

2.1.2 Apa Saja Keuntungan dari Manajemen Waktu yang Kreatif?

Keuntungan yang paling penting dari manajemen waktu yang kreatif adalah Anda dapat mengendalikan hidup Anda. Mereka yang merasa dapat mengendalikan hidup mereka akan mengalami lebih sedikit stress, lebih santai, lebih produktif, merasakan kepuasan diri, dan hidup lebih lama.

Manajemen waktu yang buruk menyebabkan terlewatnya deadline, tidak rampungnya suatu proyek, kekecewaan pimpinan, kemarahan klien, pembatalan janji, dan terhambatnya peningkatan karier. Juga dapat menyulut keadaan menjadi tegang, marah, malu, rendah diri, bahkan depresi. Manajemen waktu yang buruk juga menimbulkan masalah dalam perkawinan atau hubungan romantis karena pasangan yang sibuk merasa tidak pernah mempunyai cukup waktu untuk keintiman atau menghabiskan waktu yang berkualitas bersama-sama. Ini adalah salah satu penyebab mengapa anak-anak yang sedang tumbuh menjadi orang asing bagi orangtua mereka, atau persahabatan tidak pernah berkembang jauh dari sebuah perkenalan semata.

Selama meriset manajemen waktu, saya menemukan berbagai persoalan seputar manajemen waktu yang biasa ditemukan pada orang-orang yang biasanya sibuk, tetapi jarang dapat menyelesaikan sebanyak yang mereka inginkan, atau mereka tahu bahwa mereka mampu mencapainya: Mereka adalah orang-orang yang reaktif, ketimbang aktif. Mereka beraksi terhadap tuntutan dari luar diri, apakah terhadap laporan yang harus selesai pada hari Jumat atau menghadiri undangan pada hari Sabtu, ketimbang beraksi sesuai dengan sasaran jangka panjang yang telah mereka tentukan sendiri dengan keputusan-keputusan yang harus diambil untuk jangka pendek.

Selanjutnya, perlu ditentukan prioritas untuk hal penting apa yang biasanya menjadi jelas ketika diserang kata “andaikan” (Aku tidak akan dating terlambat andaikan aku tidak menjawab telepon ketika aku hendak pergi,” “Andaikan saja aku tidak mulai mengerjakan tugas baru itu sebelum aku selesai menulis-ulang laporan tersebut.”) Demikian juga saat muncul rasa bangga terhadap penghargaan-penghargaan yang terlihat nyata pada waktunya, mendapat kenaikan pangkat, menyelesaikan sebuah program pelatihan secara menyeluruh dan tuntas, diminta untuk memberikan presentasi tentang apa yang Anda lakukan, memublikasikan sebuah buku, dan berhasil mengendalikan tuntutan pekerjaan atau tuntutan keluarga Anda.

Dari wawancara, observasi, dan riset, saya telah menemukan bahwa kebanyakan pria dan wanita memiliki tujuan yang sama: hidup yang terarah dan teratur, bukan hidup yang terlalu memberatkan pekerjaan, keluarga, atau waktu santai. Seorang yang tidak pernah berolahraga atau melakukan segalanya sendiri (sampai akhirnya mengalami serangan jantung) karena hanya mementingkan pekerjaan dan keluarganya adalah seorang yang memerlukan manajemen waktu yang kreatif, sama dengan seorang wanita yang dengan cekatan sibuk melaksanakan segala kewajibannya – untuk suami, dan anak-anak – sehingga tidak mempunyai waktu untuk mengistirahatkan kedua kakinya dan bersantai.

2.1.3 Apakah Anda Perlu Meningkatkan Manajemen Waktu Anda?

Untuk membantu Anda menentukan seberapa produktifkah Anda sebenarnya, cobalah menjawab lima pertanyaan berikut ini untuk mengevaluasi diri Anda. Di atas secarik kertas, atau dengan computer Anda, jawablah setiap pertanyaan dengan ya, tidak, atau kadang-kadang.

1.      Apakah Anda berusaha dengan saksama untuk memisahkan hal-hal yang mendesak dari tuntutan-tuntutan lainnya?

2.      Apakah Anda meluangkan waktu untuk melakukan riset tentang latar belakang keadaan agar Anda dapat mengambil keputusan yang terbaik?

3.      Apakah Anda menetapkan waktu agar tidak dapat diganggu kira-kira satu jam setiap harinya untuk berpikir, membaca, membaca, merancang, atau melakukan pekerjaan kreatif?

4.      Apakah Anda menyediakan waktu yang cukup untuk mengembangkan dan memelihara bisnis Anda dan hubungan pribadi Anda?

5.      Apakah Anda bekerja keras untuk dapat melakukan pekerjaan sebaik-baiknya – dibandingkan mengukur diri Anda sendiri berdasarkan sebuah standar yang menuju ke kesempurnaan yang tidak mungkin dapat Anda capai?

Apabila Anda menjawab ya untuk kelima pertanyaan tersebut, paling tidak dalam kelima hal tersebut Anda memiliki manajemen waktu yang baik sekali.

Apabila Anda menjawab tidak atau kadang-kadang atas satu pertanyaan atau lebih, Anda akan mendapatkan keuntungan dengan meningkatkan kemampuan Anda dalam manajemen waktu Anda.

Anda pasti sudah menduga bahwa ada yang perlu diperbaiki tentang cara Anda mengatur waktu ketika Anda merasa lebih tertekan dari yang sebenarnya dapat Anda tanggung; Anda lebih sibuk dari biasanya padahal sedikit pekerjaan yang bias diselesaikan, atau Anda menyadari dan berkata kepada diri Anda sendiri, “Aku tidak mempunyai waktu.”

Teruslah membaca. Anda akan tahu bahwa pengetahuan, kemampuan, dan panduan yang diberikan oleh manejemen waktu yang kreatif pada halaman-halaman berikut ini memberikan Anda keunggulan dalam bersaing dan ketenangan dalam berpikir.

2.1.4 Untungnya Anda Dapat Mengubah Cara Anda Mengatur Waktu

Slogan-slogan seperti “Setiap hari sama pentingnya,” “Hiduplah setiap hari seakan itu adalah hari terakhirmu,” “Hidup adalah sebuah proses, bukan sebuah kejadian,” memberikan filosofi keseluruhan. Namun, kumpulan kata-kata itu tidak memberitahukan kepada Anda bagaimana menerapkan filosofi tersebut dalam kehidupan sehari-hari.

Creative Time Management akan membantu Anda untuk menunjukkan dengan tepat bagaimana Anda seharusnya mengatur waktu Anda sekarang ini., bagaimana Anda ingin mengaturnya, apa yang menghalangi Anda, dan bagaimana cara yang tepat mengatur waktu untuk pekerjaan, sekolah, atau waktu-waktu senggang.

2.1.4.1 Kecanduan Kerja

Kecanduan kerja seringkali merupakan sebuah gejala menajemen waktu yang buruk: ketidakmampuan untuk memulai, meneruskan dan menyelesaikan sebuah proyek dapat menjerumuskan si pecandu kerja untuk memusatkan perhatiannya hanya pada proyek tersebut. Roda yang berderit diberi pelumas sebanyak-banyaknya dan roda yang lainnya sama sekali tidak diberi pelumas; pekerjaan itu dianggap selesai. Seperti apa yang dinyatakan dengan penuh ketegangan oleh seorang pecandu kerja, “Saya terus bekerja berjam-jam karena saya berharap bagaimanapun juga suatu hari saya menyelesaikan semua, sehingga saya tidak perlu bekerja sedemikian keras.” Mengatur langkah Anda sendiri, dan mengendalikan waktu Anda, akan memampukan Anda untuk menyelesaikan apa yang Anda hargai dalam pekerjaan, di sekolah, atau di rumah, dan memberi Anda lebih banyak waktu guna bersama-sama teman-teman, keluarga, dan melakukan aktivitas waktu luang.

Dapat juga membantu menghindari perilaku terlalu penat dan hilangnya inisiatif secara menyeluruh atau hilangnya kemampuan untuk melanjutkan pekerjaan yang sedang diemban hingga selesai. Manajemen waktu yang buruk dapat menyebabkan Burnout Syndrome (gejala perilaku kepenatan); meskipun beberapa sasaran penting telah tercapai, sasaran ini tercapai dengan biaya pribadi dan profesionalisme yang besar sekali.

2.1.4.2 Mengatur Sendiri Langkah Anda

Warren, tiga puluh tahun, seorang pengawas kesehatan professional, selalu mengambil libur pada hari Rabu setiap minggu. Ia juga tidak bekerja pada akhir minggu, kecuali dalam keadaan darurat. “Menjadikan Rabu sebagai hari libur memberi saya kemampuan, energi, dan insentif untuk mengerjakan yang terbaik pada saat saya bekerja,” demikian jelasnya. “Terasa sangat berbeda.” Kadang-kadang sahabat-sahabatnya menyarankan bahwa dengan bekerja dalam jumlah hari yang lebih banyak ia mendapat uang lebih banyak pula; namun ia merasa hal itu tidak akan berlangsung lama, karena kualitas pekerjaannya mungkin akan menurun bersamaan dengan kepuasan kerjanya.

2.1.4.3 Teknologi dan Manajemen Waktu

Selama decade terakhir, telah banyak perubahan dalam dunia kerja sehari-hari, yang paling mudah dilihat adalah dalam bidang kemajuan teknologi, seperti pemakaian computer pribadi dan mesin faks secara luas, pemakaian Internet, ratron, telepon genggam, dan beeper (penyeranta) yang begitu popular. Dengan Internet, sekarang ini kita semua mudah berkomunikasi langsung secara cepat dengan orang lain, baik dekat maupun jauh. Tetapi bagi orang lain, Internet telah menjadi persoalan karena mereka menghabiskan waktu berjam-jam “berhubungan,” mengabaikan prioritas bisnis mereka, atau bahkan kewajiban atas keluarga mereka.

Karena teknologi, banyak yang dituntut dari kita dalam hal kualitas pekerjaan kita, seberapa banyak yang dapat kita capai, demikian juga kecepatan dalam pencapaian tersebut. Tetapi teknologi hanya dapat meningkatkan efisiensi kita secara terbatas. Word processor atau penulisan menggunakan computer mungkin memberikan kemudahan tindakan fisik dalam menulis atau mengetik dan mengedit atau menulis ulang, tetapi segi kreativitas, inspirasi, cara yang unik untuk mengekspresikan gagasan, masih saja tergantung pada masing-masing individu, yang tercetus dengan cara misterius seperti sediakala.

Perhatikan saja cara-cara yang begitu luar biasa yang bisa didapat dari teknologi yang membuat kita mampu berkomunikasi satu dengan lainnya di luar kemampuan telepon biasa. Telepon selular telah memberi pelayanan telepon bagi masyarakat di daerah terpencil yang belum mendapat layanan sambungan telepon. Beeper mampu mengirim pesan kepada seseorang yang sedang berada dalam perjalanan atau berada jauh dari telepon. Meskipun begitu, alat panggil dan telepon selular mengakibatkan kita semakin mudah untuk diganggu, dua puluh empat jam dalam sehari, termasuk pada akhir pecan dan hari libur, membuat Anda semakin harus bisa mengontrol waktu Anda sendiri dibandingkan sebelum Anda memiliki alat-alat tersebut.

Seorang eksekutif periklanan, Charles Peebler, mengingatkan kita tentang unsur manusiawi yang masih menjadi pusatnya walaupun telah muncul teknologi:

Sudah jelas, teknologi, dari computer hingga “mainan” eksekutif, telah mengubah pandangan luas tentang komunikasi. Dan saya memanfaatkan sebanyak mungkin sarana yang ada. Tetapi saya tetap bersikukuh bahwa dalam hal-hal utama yang penting dan sensitif, di saat nuansa dan pertimbangan merupakan hal yang sulit – tidak ada yang dapat mengalahkan percakapan tatap-muka.

Internet merupakan media berharga yang dengan cepat dapat mengakses riset dan informasi untuk meningkatkan atau mengganti perjalanan riset yang memakan waktu. Walaupun begitu, kunjungan-kunjungan teratur ke perpustakaan masih merupakan sosialisasi, pemasyarakatan, dan pusat pertemuan intelektual yang tidak dapat tergantikan bagi kaum muda dan dewasa.

2.2 Tujuh Prinsip Manajemen Waktu Yang Kreatif

Berikut adalah prinsip-prinsip dasar manajemen waktu yang kreatif:

2.2.1 Selalulah aktif, bukan reaktif

Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda daripada reaktif terhadap setiap tuntutan yang Anda temui, seperti pada saat seorang menelepon Anda atau pada saat Anda diminta menjadi ketua perkumpulan asosiasi professional.

2.2.2 Tentukan sasaran

Dengan menentukan sasaran, Anda tahu tujuan Anda. Sasaran itu penting, di dalam pekerjaan, sekolah, atau permainan. Tanpa sasaran, Anda akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dan persoalan-persoalan yang tidak pasti, dengan pandangan sempit atas akibat yang mungkin timbul dalam kehidupan pribadi dan professional Anda.

2.2.3 Tentukan prioritas dalam tindakan Anda

Begitu Anda telah menemukan sasaran, Anda perlu menentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran-sasaran itu. Menentukan prioritas berarti menciptakan sebuah rencana pelaksanaan.

2.2.4 Pertahankan fokus Anda

Maksimalkan produktivitas Anda dengan berkonsentrasi pada satu proyek yang utama satu per satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan Anda, pantaulah perkembangannya sehingga proyek itu selesai. Apa pun yang Anda lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan Anda.

2.2.5 Ciptakan tenggat waktu yang realistis

Tenggat waktu, terutama bila realistis, membantu Anda tetap focus pada sasaran jangka panjang dan terutama pada prioritas jangka pendek. Seharusnya Anda tidak takut terhadap tenggat waktu tetapi justru menyambutnya. Jika tidak ada yang menentukan tenggat waktu untuk Anda dan pekerjaan Anda, ciptakan tenggat waktu untuk diri Anda sendiri.

2.2.6 Lakukan sekarang (DO IT NOW)

Setelah Anda mengambil keputusan dan focus, lakukan sekarang.

Berikut cara yang mudah untuk membantu Anda mengingat prinsip:

D = Divide. Artinya: Bagilah dan kuasailah apa yang harus Anda lakukan. Bagilah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas kecil dan tentukan untuk setiap bagian kecil tersebut sebuah yang realistis.

O = Organize. Artinya: Aturlah bahan-bahan Anda, bagaimana Anda akan melakukannya.

I = Ignore. Artinya: Abaikan gangguan-gangguan yang mengalihkan perhatian.

T = Take. Artinya: Ambil kesempatan untuk mengetahui bagaimana melakukan segalanya seorang diri.

N = Now. Artinya: Kesempatan, bukan besok. Janganlah menunda.

O = Opportunity. Artinya: Kesempatan mengetuk pintu Anda. Ambil keuntungan dari kesempatan yang menguntungkan itu.

W = Watch out. Artinya: Waspada pada pemakan waktu. Pantau, dan atasi terus, berapa banyak waktu yang Anda gunakan untuk internet, membaca dan mengirim e-mail, menonton TV, atau berbicara melalui telepon.          

2.2.7 Seimbangkan hidup Anda

Prinsip ke tujuh berarti menciptakan waktu bagi diri sendiri, demikian juga bagi orang-orang yang Anda kasihi: kekasih, anak-anak, orangtua, saudara, kerabat, sahabat, tetangga, kelompok relawan, rekan sekerja, bahkan binatang peliharaan.

Untuk lebih produktif dalam pekerjaan, pastilah merupakan sebuah sasaran yang bermanfaat, bahkan akan lebih baik bila memiliki hidup yang lebih berisi, lebih produktif dan seimbang. Maka, hendaknya diingat untuk menerapkan prinsip-prinsip manajemen waktu yang kreatif ini tidak hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dalam bergaul dan beraktifitas mengisi waktu luang.

2.3 Mengatasi Sepuluh Hambatan Utama dalam Mengatur Waktu

Penundaan adalah pencuri waktu.

– Edward Young, Nigth Thoughts

Kesalahpahaman tentang waktu yang biasa terjadi adalah karena Anda dapat menyia-nyiakannya. Anda bukan menyia-nyiakan waktu, tetapi Anda salah mengaturnya. Bab ini meneliti sepuluh poin bagaimana orang salah mengatur waktu, disertai kemungkinan jalan keluarnya guna mengatasi kecenderungan tersebut.

2.3.1 Mengerjakan Terlalu Banyak Hal Sekaligus

Saya baru-baru ini melakukan suatu survey terhadap 234 pria dan wanita pekerja untuk memperkirakan bagaimana orang salah mengatur waktu mereka. Saya yakin penyebab pertama adalah penundaan. Tetapi alas an tersebut hanya 8 persen, dan jelas terkait dengan alasan-alasan lain, seperti ketidakmampuan mengatakan “tidak”, melakukan pekerjaan tulis-menulis, dan selalu ingin sempurna.

Berikut langkah-langkah untuk menangani “mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus”:

Solusi #1 Prioritaskan apa yang Anda harus kerjakan dalam sebuah daftar, yang terpenting sebagai hal pertama

Solusi #2 Pakailah daftar tersebut untuk focus dalam mengerjakannya satu per satu

Solusi #3 Jangan memulai tugas berikutnya sebelum Anda menyelesaikan   tugas yang pertama   

Solusi #4 Gunakan perhatian yang selektif          

2.3.2 Ketidakmampuan Untuk Berkata “Tidak”

Seringkali, di belakang sindrom “mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus” berdiri seseorang yang tidak dapat mengatakan “tidak.” Mengatakan “ya” yang seharusnya “tidak” timbul dari harapan yang kekanak-kanakan untuk menyenangkan hati semua orang, dan jelas menggambarkan suatu kegagalan untuk menunjukkan apa yang penting bagi Anda. Sangat sulit untuk mengatakan “tidak.” Anda mungkin takut bahwa sebuah kesempatan tidak akan kembali lagi, atau bahwa mengatakan “tidak” akan menyakitkan hati seseorang selamanya.

Solusi #1 – Sederhanakan sasaran-sasaran Anda

Solusi #2 – Berlatihlah mengatakan “tidak” dengan cara yang ramah, lembut, dan positif

Solusi #3 – Berusahalah peka terhadap kata “tidak”

Solusi #4 – Hendaknya Anda dengan tegas mengatakan “tidak” atas sebuah permintaan, tanpa mengabaikan orang yang mengajukan permintaan itu

Solusi #5 – Tanganilah dengan “Tidak, bukan ini, tetapi…”

2.3.3 Penundaan

Penundaan berarti menangguhkan untuk esok hari segala sesuatu yang seharusnya dikerjakan hari ini. Ada berbagai akibat dari tindakan penundaan ini.

Berikut ada beberapa solusi untuk mengatasi penundaan:

Solusi #1 – Jadikan apa pun yang Anda tunda sebagai tugas pertama yang Anda kerjakan hari itu

Solusi #2 – Cobalah system penghargaan

Solusi #3 – Cobalah penundaan yang kreatif

Solusi #4 – Dapat membedakan penundaan yang efektif

Solusi #5 – Jangan biarkan keadaan yang memalukan memperburuk penundaan Anda

2.3.4 Pekerjaan Tulis-menulis

Siapa pun yang berkecimpung dalam informasi, entah itu di kantor atau rumah sakit, selalu berhubungan dengan tulis-menulis untuk memperlancar pekerjaan. Surat, memo, formulir, laporan, evaluasi, undangan rapat…daftar ini tidak akan ada habisnya.

Solusi #1 – Jangan menumpuk kertas

Solusi #2 – Luangkan waktu secara rutin untuk memilah pekerjaan tulis-menulis Anda

Solusi #3 – Buatlah sebuah system untuk menangani kiriman pos dan kertas kerja Anda

2.3.5 Mengendalikan Pengaruh Telepon dan Televisi

Sekarang ini, mulai saja dengan menyadari berapa banyak waktu yang Anda gunakan untuk masing-masing kegiatan, dan apa yang seharusnya Anda lakukan sebagai penggantinya.

Kebiasaan menelepon dan menonton televisi bila tidak dikendalikan dapat memakan sejumlah besar waktu. Anda harus dapat mempertimbangkan berapa lama menggunakannya dan apakah kedua alat itu memberi pengaruh yang mengganggu atau menguntungkan.

Solusi #1 – Mulailah menggunakan catatan harian telepon atau televise

Solusi #2 – Jadwalkan waktu khusus untuk menelepon atau menerima telepon

Solusi #3 – Tontonlah televisi secara selektif

Solusi #4 – Gunakan VCR untuk merekam acara-acara televisi Anda

2.3.6 Kegagalan Dalam Menentukan Prioritas     

Sebagai tambahan atas solusi-solusi berikut ini, untuk mengatasi kegagalan untuk menentukan prioritas, bacalah kembali bagian awal dari bab ini tentang solusi untuk mengatasi sindrom “Mengerjakan Terlalu Banyak Hal Sekaligus” dan juga solusi untuk perencanaan dan penentuan sasaran pada bab sebelumnya.

Solusi #1 – Hendaknya jelas tentang sasaran-sasaran Anda

Solusi #2 – Luangkan waktu untuk mengatakan “ya”

2.3.7 Waktu untuk Pulang Pergi dan Melakukan Perjalanan

Apakah Anda menghabiskan waktu dua jam pulang pergi setiap hari, atau Anda bekerja di rumah tetapi menghabiskan waktu empat jam setiap bulannya di pesawat atau satu jam setiap harinya di mobil untuk memenuhi janji yang berhubungan dengan pekerjaan? Ternyata ada banyak waktu yang hilang selama perjalanan.

Bagaimana cara menggunakan waktu perjalanan Anda dengan sebaik mungkin?

Solusi #1 – Buatlah sebuah rencana untuk pulang pergi atau melakukan perjalanan

Solusi #2 – Pilihlah tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan yang dapat Anda kerjakan selagi pulang pergi atau melakukan perjalanan bisnis

Solusi #3 – Bawalah sebuah laptop

Solusi #4 – Gunakan waktu pulang pergi dengan mobil sebagai rekreasi dan untuk mengurangi stress

Solusi #5 – Latilah fisik Anda

Solusi #6 – Tidurlah

Solusi #7 – Bersosialisasi

Solusi #8 – Membacalah

Solusi #9 – Melamunlah

Solusi #10 – Bermeditasilah

Solusi #11 – Pertimbangkan kembali berbagai sasaran dan rencana jangka panjang Anda agar dapat tercapai

Solusi #12 – Bawalah alat tulis dan lanjutkan korespondensi Anda

Solusi #13 – Pilihlah salah satu hambatan dalam mengatur waktu Anda dan buatlah alternative pemecahannya

Solusi #14 – Gunakan waktu Anda selama perjalanan pulang pergi atau bisnis untuk melakukan menyelesaikan suatu tugas kecil atau tugas rumah tangga

2.3.8 Mengeluh

Seberapa seringkah Anda mengeluh dan menyesali? Budaya kita memberi sanksi atas sikap diam, dengan rangkaian kalimat “diam itu emas” dan “jangan pernah mengeluh, jangan pernah menjelaskan.” Meskipun begitu, mengeluh itu alami, dan sudah menjadi suatu kebiasaan yang ditentukan oleh: apa yang Anda keluhkan; kepada siapa Anda mengeluh; dan seberapa seringkah Anda mengeluh.

Ketiga kriteria ini saling berhubungan; bersama-sama, ketiganya akan menentukan apakah sebuah pernyataan ditetapkan sebagai hasil pengamatan, atau sebuah keluhan yang mengasihani diri sendiri, atau penyia-nyiaan waktu.

Solusi #1 – Tanganilah sumber keluhan Anda

Solusi #2 – Kenalilah segala konsekuensi dari tindakan mengeluh Anda terhadap pekerjaan

Solusi #3 – Pandanglah segala sesuatunya dalam sebuah perspektif

Solusi #4 – Carilah hal lain untuk dibicarakan

Solusi #5 – Carilah jalan lain untuk mendapatkan perhatian

2.3.9 Alasan – alasan

Alasan yang diutarakan sesekali, asalkan benar, karena sebuah kejadian yang benar-benar tidak diharapkan telah terjadi sehingga Anda memerlukan perubahan rencana, adalah biasa dalam hidup.

Solusi #1 – Ingatlah semua alasan Anda dengan cara mencatatnya

Solusi #2 – Cobalah untuk mengetahui latar belakang setiap alasan

2.4 Hambatan Emosional dalam Manajemen Waktu

Waktu selalu terbang pergi, tanpa pernah kembali

– VIRGIL, Georgies III

Pertimbangkan hambatan-hambatan emosional dalam manajemen waktu yang dibahas pada bab ini. Semua akan membantu Anda untuk mengenal dan mengatasi setiap hambatan emosional yang mungkin menghambat manajemen waktu Anda yang efektif dan kreatif.

2.4.1 Keinginan untuk Sempurna

Seorang perfeksionis tidak pernah puas dan kadang-kadang tanpa sadar, menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang berlebihan dari yang sebenarnya diperlukan, dan mengulanginya hingga lewat tenggat waktunya (padahal pekerjaan tersebut telah selesai).

Keinginan untuk sempurna merupakan suatu kebiasaan yang sulit diubah karena berarti harus memikirkan kembali seluruh cara seseorang menghadapi bagaimana orang menilai orang, hal-hal, dan kejadian-kejadian lain.

Solusi #1 – Kenalilah bahwa Anda seorang yang selalu berkeinginan unttuk sempurna

Solusi #2 – Terimalah kenyataan bahwa tidak seorang pun sempurna, termasuk Anda, dan belajarlah untuk merasa nyaman karena dipuji

Solusi #3 – Belajarlah untuk mengejar mutu yang baik dan dapat dicapai, daripada mengejar standar-standar perfeksionis yang tidak terjangkau

Solusi #4 – Delegasikan

Solusi #5 – Sadarilah akibat-akibat dari sifat ingin selalu sempurna

2.4.2 Takut Gagal

Bila Anda tidak mencoba, Anda tidak akan gagal, atau demikianlah cara berpikir seorang yang takut gagal. Tetapi dengan bekerja di suatu tingkatan yang jauh di bawah potensi Anda, atau dengan tidak pernah menyelesaikan sebuah proyek utama yang dapat memberi penilaian atas diri Anda, Anda mungkin membuat kegagalan yang Anda takuti karena tidak memberikan segalanya, apakah untuk sebuah proyek, hubungan, atau pekerjaan.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatasi rasa takut terhadap kegagalan:

Solusi #1 – Dapatkan cukup banyak pelatihan dan pengalaman

Solusi #2 – Ubahlah sikap Anda terhadap kegagalan

Saya bertanya pada diri sendiri ketika setiap saat saya berpikir bahwa saya hebat, dan berpikir bahwa saya berbakat, mungkin sebenarnya tidak benar. Itu berarti bahwa saya harus mengubah seluruh hidup saya, mengubah jenjang karier saya. Saya harus mempunyai hidup yang baru sama sekali, dan hal itu sangat menakutkan.

Demikian seorang konsultan manajemen, Peter F. Drucker, memandang kegagalan. Dalam The Practice of Management ia menyatakan:

Tak seorang pun belajar tanpa membuat kesalahan. Makin baik seseorang, makin banyak kesalahan yang akan ia buat untuk kemudian mencoba lebih banyak hal-hal baru. Saya tidak akan menaikkan jabatan seseorang yang tidak pernah membuat kesalahan-kesalahan besar ke sebuah posisi yang paling tinggi dalam pekerjaannya. Bila tidak, ia pasti akan berprestasi setengah-setengah. Lebih buruk lagi, tanpa membuat kesalahan sebelumnya, ia tidak dapat belajar bagaimana menemukan kesalahan-kesalahan dan bagaimana memperbaikinya.

Solusi #3 – Bayangkan akibat terburuk atas segala tindakan Anda, dan saksikan diri Anda lolos dari situasi itu

Dengan membayangkan keadaan terburuk yang mungkin terjadi dan menggambarkan diri Anda dapat mengatasi kegagalan itu, Anda dapat melanjutkan untuk mencoba mencapai sasaran-sasaran yang Anda takuti.

Solusi #4 – Pandanglah kegagalan sebagai sebuah lahan pelatihan

Solusi #5 – Hendaknya Anda bersikap realistis tentang penyebab dari kegagalan Anda; dan bertanggung jawab atas bagian yang Anda lakukan

2.4.3 Takut Sukses

Tidak ada seorang pun yang ingin gagal, dan semua orang ingin sukses, bukan? Salah. Menurut seorang ahli psikologi, Leon Tec, takut untuk sukses itu biasa. Dalam bukunya, Fear of Succes, Tec menulis:

Menurut pendapat saya, ketakutan untuk sukses adalah universal, begitu meluas hingga dianggap normal. Mungkin takut sukses ini parah bagi sementara orang, tidak terlalu parah bagi orang lain, tetapi selalu ada. Bahkan bagi mereka yang berpura-pura telah berhasil dan mencapai puncak dalam bidangnya, ketakutan akan kesuksesan mungkin ada dan merampas kenikmatan prestasi mereka.

Berikut ini solusi untuk mengatasi penyia-nyiaan waktu:

Solusi #1 – Bayangkan tentang suatu keberhasilan dan bayangkan diri Anda sendiri menangani semua akibat-akibatnya

Solusi #2 – Analisalah sendiri bagaimana realistisnya Anda tentang arti sukses itu

2.4.4 Menurunkan (Atau Meningkatkan) Nilai Aktivitas Anda

Solusi #1 – Kembangkan standar-standar yang lebih realistis dan lebih obyektif

Solusi #2 – Bangunlah harga diri agar Anda tidak perlu menganggap diri paling rendah, tetapi tidak juga sebagai yang selalu “lebih unggul” dari semua orang.

2.4.5 Ketidaksabaran dan Toleransi Rendah dalam Keadaan Frustasi

Solusi #1 – Tanganilah persoalan ini, tugas demi tugas, satu per satu

Solusi #2 – Hitunglah hingga angka sepuluh

Solusi #3 – Kendalikan ketidaksabaran dan toleransi rendah dalam keadaan frustasi seakan-akan hal itu merupakan fobia yang Anda coba atasi

Solusi #4 – Jadilah lebih sabar terhadap orang lain atau terhadap penundaan yang tidak terelakkan

2.4.6 Kecemburuan

Kecemburuan memboroskan waktu karena dapat memendam perasaan untuk menjatuhkan orang lain (dan diri Anda sendiri) daripada melakukan apa pun untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan.

Solusi #1 – Ubahlah kecemburuan menjadi sesuatu yang berguna dan positif

Solusi #2 – Tingkatkan harga diri Anda

2.4.7 Ketidakmampuan Menerima Kritik

Solusi #1 – Ciptakan suasana yang dapat memudahkan Anda menerima kritik

Solusi #2 – Kembangkan kemampuan Anda untuk menerima (dan memberi) kritik

Solusi #3 – Jelaskan kembali bagaimana Anda memandang kritik

Solusi #4 – Menilai diri sehingga kritik dari luar jarang terjadi

Solusi #5 – Berhentilah mempertahankan diri Anda secara otomatis

2.4.8 Kebosanan

Bisa disebut sebagai tidak menyenangkan, kebosanan adalah perasaan “hua hem” (=menguap karena bosan) dalam rapat yang menjemukan, atau Anda harus terlalu sering berurusan dengan hal yang sama. Ada kecenderungan yang nyata dalam kebosanan. Sebagai contoh, ada orang yang biasa tetap merasa senang di luar pekerjaan, tetapi bosan di dalam pekerjaan. Yang lainnya berusaha keras di dalam pekerjaan, tetapi merasa bosan di waktu luang mereka. Ada yang rasa bosannya sudah mendarah-daging; yang lainnya merasa bosan hanya apabila mereka tertekan, merasa tidak nyaman, atau terus melakukan tugas yang sama berulang-ulang.

Solusi #1 – Ubalah tugas

Solusi #2 – Lakukanlah hal yang sama, dengan cara yang berbeda

Solusi #3 – Ubahlah urutan tugas yang harus Anda selesaikan

Solusi #4 – Cobalah system penghargaan (yang juga berguna dalam mengatasi penundaan tugas Anda)

Solusi #5 – Pekalah terhadap suasana hati Anda

Solusi #6 – Carilah penyebab dari kebosanan Anda untuk dijadikan sumber solusi dalam menanggulanginya

Solusi #7 – Akuilah bahwa ada kebosanan yang menguntungkan

Solusi #8 – Dengan analisis yang Anda lakukan secara cermat, pertimbangkan kebosanan sebagai sebuah gejala bahwa Anda seharusnya mendelegasikan tugas-tugas tertentu.

2.4.9 Rasa Bersalah

Apakah Anda tergolong sebagai orang yang merasa bersalah atas apa yang Anda kerjakan dan atas apa yang Anda tidak kerjakan? Apakah Anda merasa bersalah karena bekerja hingga larut malam, karena Anda mengabaikan keluarga, dan merasa bersalah jika Anda meninggalkan kantor tepat waktu karena ada pekerjaan yang Anda kesampingkan?

Solusi #1 – Coba kenali sumber rasa bersalah Anda

Solusi #2 – Perjelaslah berbagai norma hidup, prioritas, dan kepercayaan Anda

Solusi #3 – Tidak apa-apa membuat kesalahan

Solusi #4 – Ingatkan lagi diri Anda tentang apa yang Anda dapat dan tidak dapat kendalikan, dan kenalilah perbedaannya

Solusi #5 – Turunkan tingkat harapan Anda

2.4.10 Mementingkan Diri Sendiri

Bagi kebanyakan orang, sifat mementingkan diri sendiri mempunyai konotasi negatif.

Solusi #1 – Pandanglah sifat mementingkan diri sendiri sebagai tabiat yang positif

Solusi #2 – Nilailah kembali tuntutan-tuntutan yang dibebankan orang lain kepada Anda

Solusi #3 – Anggaplah beberap sifat mementingkan diri sendiri sama dengan keyakinan diri

2.4.1.1Jatuh Cinta, dan Hal-hal Emosional Lainnya

Berikut ini adalah gejala-gejala bila persoalan-persoalan pribadi Anda mempengaruhi hasil kerja Anda:

·        Konsentrasi Anda sangat buruk.

·        Kesadaran akan waktu Anda terganggu; waktu rasanya lama sekali.

·        Persoalan-persoalan pribadi Anda menyita pikiran Anda di waktu bekerja.

·        Anda kelihatan “sibuk” ketika sedang bekerja, tetapi sebenarnya Anda hanya mengacak-ngacak kertas dan tidak menyelesaikan apa pun.

·        Semua kejadian Anda jadikan persoalan pribadi. (“ia tidak menyukai laporan saya karena ia mencoba untuk meremehkan kesuksesan saya.” “ia menyampaikan telepon itu karena ia marah kepada saya hari ini.”)

Solusi #1 – Nilailah hasil kerja Anda; apakah Anda dapat menanganinya sendiri dengan baik?

Solusi #2 – Sadarilah bahwa kebanyakan krisis emosional akan berdampak pada produktivitas Anda, maka lebih baik Anda sedikit lebih santai

Solusi #3 – Pertimbangkan untuk mendapatkan bantuan sehingga Anda mampu menangani persoalan

Solusi #4 – Pertimbangkan pula sumber-sumber bantuan lain

Solusi #5 – Berliburlah

Solusi #6 – Berlatihlah memisahkan pekerjaan dan peran-peran pribadi

2.4.1.2Kebiasaan Buruk

Solusi #1 – Pertama, putuskan apa yang Anda ingin ubah pada diri Anda sendiri

Solusi #2 – Ubahlah satu kebiasaan sebelum mengubah kebiasaan lainnya

Solusi #3 – Luangkan waktu kira-kira tiga minggu untuk mengubah satu kebiasaan.

Solusi #4 – Carilah bantuan professional

Solusi #5 – Cobalah teknik-teknik perubahan sifat

Solusi #6 – Ikutlah kelompok self-help

Solusi #7 – Kembangkan sebuah kebiasaan baru yang positif untuk menggantikan kebiasaan buruk Anda sekarang

2.4.1.3 Keterlambatan

Keterlambatan akan memboroskan waktu siapa pun. Jika Anda terlambat, mungkin banyak orang yang tidak suka dengan Anda. Apalagi jika Anda harus berurusan dengan orang-orang yang selalu terlambat, Anda pasti marah sekali terhadap kelakuan mereka.

Anda memang tidak dapat mengendalikan keterlambatan orang lain, tetapi Anda dapat menolong situasi itu dengan memberikan contoh yang terbaik. Mulailah dengan diri Anda dan libatkan diri agar selalu dating tepat waktu.

Solusi #1 – Perhatikan apakah ada sebuah pola dalam keterlambatan Anda

Solusi #2 – Setelah Anda perhatikan apakah ada sebuah pola, cobalah mencari apa penyebabnya

Solusi #3 – Rencanakan dengan lebih baik

Solusi #4 – Tentukan waktu yang akan membuat Anda tepat waktu berada di suatu tempat yang cocok bagi Anda

Solusi #5 – Pasanglah mesin penjawab atau voice mail Anda pada saat Anda bersiap untuk pergi

Solusi #6 – Untuk mengatasi keterlambatan dalam proyek, tentukanlah tenggat waktu yang pendek-pendek

Solusi #7 – Jika ada alasan psikologis atas keterlambatan, carilah bantuan untuk mengatasinya

2.5 Menjadi Teratur dan Lebih Efektif

Mengatur pada dasarnya bukanlah akhir suatu tujuan, tetapi sebuah sarana menuju ke tujuan itu sendiri

–Peter F. Drucker, The Practice of Management

Dalam keadaan teratur berarti Anda dapat dengan mudah menemukan sebuah benda di antara banyak benda yang Anda miliki. Sebagai tahap awal, seharusnya system Anda mampu menangani segala informasi, mengurus amplop, kunci, perangko, laporan tahunan, arsip computer, langganan majalah, laporan berkala, ratron yang Anda tulis, pengembalian pajak tahun lalu, dan paspor.

2.5.1Mengatur Diri

Menjadi Teratur adalah Sifat yang Dapat Anda Pelajari

Memisahkan Prioritas Sehari-hari dari Busywork

Mempertajam Kemampuan dalam Mengambil Keputusan

2.5.2 Mengatur Berbagai Perkakas dan Teknik

Daftar “Apa yang Harus Dilakukan”

Membuat Kalender Rencana Pribadi

Buat Catatan untuk Segalanya

Pengarsipan

2.5.3 Merampingkan Arsip dalam Tiga Puluh Hari

Akses serba cepat atas informasi yang tepat sekarang ini sifatnya vital, terutama karena ledakan informasi telah menyebabkan harus disimpannya sebuah pengembangan data yang subur, dan bias ditemukan kembali.

Langkah #1 Pilihlah sebuah tanggal sasaran

Langkah #2 Bersiaplah untuk membuang arsip-arsip Anda

Langkah #3 Pilihlah waktu yang paling tepat untuk membuang arsip

Langkah #4 Hendaknya Anda memiliki alasan yang jelas untuk menyimpan atau membuang materi

Langkah #5 Rampingkan arsip-arsip Anda sesuai dengan system pengarsipan Anda

Langkah #6 Buanglah salinan yang berjumlah lebih dari satu atau materi yang sudah kadaluarsa

Langkah #7 Ketahuilah apa yang perlu Anda simpan, dan untuk berapa lama

Langkah #8 Berilah penghargaan pada diri sendiri atas perampingan arsip-arsip

Langkah #9 Tetapkan jadwal pembuangan berkala

2.5.4 Mengatur Ruang Kantor Anda

Dari 113 orang yang telah disurvei untuk buku saya tentang ruang kantor (Making Your Office Work For You), hanya lima orang yang mengemukakan bahwa jika mereka mengubah ruang kantor mereka, mereka akan mendekorasi ulang. Sementara yang lainnya (89 dari 113 orang), sebuah perubahan yang berarti memiliki ruang kantor yang lebih nyaman, lebih luas, lebih tenang, dengan system penerangan yang lebih baik dan privasi yang lebih terjaga merupakan perhatian yang utama.

Dalam riset selama empat tahun mengenai ruang kantor, saya menemukan tiga prinsip dalam pengaturan sebuah kantor:

1.      produktivitas

2.      status atau citra

3.      kombinasi antara #1 dan #2

Pertimbangan Kesehatan

Mengatur Meja Kerja

Buku, Majalah, dan Bahan-bahan Bacaan Lainnya

Kantor di dalam Rumah

2.6 Memperbaiki Waktu Kerja Anda

Makin banyak orang terbunuh karena bekerja secara berlebihan ketimbang yang ditetapkan oleh kebutuhan fisik.

–Rudyard Kipling (The Panthom Rickshaw)

Dengan berbagai cara, struktur lingkungan kerja tradisional mendukung manajemen waktu: walaupun mungkin ada otonomi dalam setiap tugas, atasan menentukan berbagai peraturan atau batasan, jam masuk dan pulang kerja, tanggal libur yang bias diambil, dan pakaian yang harus dikenakan. Walaupun begitu, prosedur untuk mengevaluasi prestasi dan menentukan kenaikan gaji tidak selalu didefinisikan secara jelas.

2.6.1 Ketahuilah Lingkungan Kerja Anda

2.6.2 Menjadi Lebih Efisien

Korespondensi dan Pekerjaan Tulis-menulis

2.6.3 Teknologi dan Sarana Manajemen Waktu yang Efektif

Komputer

Ratron dan Internet

Scanner

Mesin Faks

Telepon

Mengatasi Gangguan Tamu

Hari Tanpa Kerja (Liburan, Cuti Sakit, Cuti Pribadi)

Istirahat untuk Efisiensi

2.6.4 Bekerjasama dengan Orang Lain

Mendelegasikan

Apakah Anda Perlu Bantuan untuk Mendelegasikan dengan Lebih Efektif

Mendelegasikan secara efektif

1.      Putuskan Apa yang Harus Anda Delegasikan

2.      Pilihlah Orang yang Tepat untuk Menerima Pendelegasian Anda

3.      Percayailah Mereka yang Anda Beri Pendelegasian

4.      Sampaikan Berbagai Tugas dan Instruksi dengan Jelas

5.      Siapkan Penyelesaian Tugas Tertentu dan Sebuah Sistem Tindak Lanjut

6.      Berikan Pujian

7.      Delegasikan Tanggung Jawab atas Pekerjaan, Bukan Hanya Tugasnya

Bekerjasama dengan Atasan

Pembicara Kompulsif

Bekerja Terlalu Keras

Memanfaatkan Rapat Sebanyak Mungkin

Meningkatkan Komunikasi dalam Pekerjaan

2.6.6 Sasaran-sasaran Pekerjaan

Perencanaan Jangka Panjang

Laporan Kemajuan Kerja

Mengukur Kesuksesan Anda

2.7 Menerapkan Manajemen Waktu yang Kreatif

Waktu adalah sesuatu yang paling bernilai yang dapat dihabiskan manusia.

– Theophrastus (?-278 Sebelum Masehi)

2.7.1 Konsep Waktu

Waktu adalah sebuah konsep budaya. Orang Barat, sebagai contoh, berpikir dalam jangka waktu dua puluh empat jam sehari, dan tujuh hari seminggu. Meskipun begitu, pembagian itu tanpa alasan. Tidak ada yang namanya “satu minggu,” kitalah yang menciptakan konsep tersebut. Waktu adalah sebuah gagasan yang berbeda dari satu budaya ke budaya yang lain, bahkan diantara setiap orang.

2.7.2 MEMANFAATKAN WAKTU “TERSEMBUNYI” ANDA SECARA PRODUKTIF

Waktu “tersembunyi” adalah waktu yang sebelumnya salah-atur, dihabiskan karena timbulnya gangguan atau terpakai untuk tugas-tugas atau aktivitas-aktivitas lainnya, yang kemudian Anda pergunakan sebagai waktu produktif untuk mengejar tugas-tugas prioritas.

2.7.3 MEMANFAATKAN ENERGI TINGGI DAN ENERGI RENDAH

Cara lain untuk meningkatkan rencana dan jadwal Anda dalam satu hari adalah dengan menyadari energi tinggi dan energi rendah pribadi Anda. Tidak ada dua orang yang memiliki irama biologi yang sama, tetangga Anda mungkin bertahan dengan tidur lima jam dalam semalam, tetapi Anda merasa seperti zombie bila tidak tidur paling tidak delapan jam semalam.

2.7.4 MENGATUR WAKTU

Untuk “Sembilan-hingga-Lima” atau Waktu Eksekutif

Untuk Wiraswastawan dan Pekerja Lepas

Untuk Orang yang Kreatif           

Untuk Pemilik Bisnis Kecil

Untuk Siswa

Untuk Guru

Untuk Pencari Kerja

Menyeimbangkan Pekerjaan dan Kehidupan di rumah

2.8 Meningkatkan Manajemen Waktu Pribadi Anda

Di manakan letak kebahagiaan?

–John Keats, Endymion

Orang-orang yang merasa sangat sulit untuk meningkatkan kualitas waktu pribadi adalah mereka yang bertanya, “Waktu luang apa?” karena mereka tidak sadar bahwa sebagian besar dari waktu dalam hidup mereka adalah waktu luang.”

James J. Sheeran dalam bukunya, How to Skyrocket Your Income, menawarkan enam kegiatan waktu-santai yang produktif: 1) Menjadi Pakar (dalam salah satu bidang); 2) Mencoba bidang politik setempat; 3) Mencoba mengajar; 4) Menjadi pelahap segala bacaan; 5) Menambah keterampilan berkomunikasi; 6) Melanjutkan pendidikan formal.

Berlatilah Fisik, Hobi, Televisi, Sosialisasi, Persahabatan

Meluangkan Waktu Untuk Pasangan dan Anak-anak

Waktu Untuk Pasangan

Waktu Untuk Anak-Anak

Waktu Untuk Diri Sendiri

Manajemen Waktu di Rumah

Berikut ini adalah beberapa strategi waktu yang efektif untuk tugas-tugas rumah tangga yang biasa dilakukan semua orang, seperti berbelanja makanan, membersihkan rumah, mencuci pakaian, dan menyedot debu.

Kecuali bagi mereka yang tidak menyukai pekerjaan rumah tangga, melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut dengan lebih cepat menjadi penghemat waktu yang sangat diperlukan.

Mengatur Rumah

Tanggung Jawab Rumah Tangga

Proyek Rumah Tangga

Pengelolaan Rumah Tangga

Membersihkan, Mencuci Pakaian, dan Keluar Rumah Untuk Keperluan Rumah Tangga

Buku Petunjuk/Catatan Rumah Tangga

Makanan: Persiapan, Belanja, Penyimpanan, dan Pembersihan

2.9 125 Gagasan Penghematan Waktu

Pythagoras, ketika ditanya apakah waktu itu, menjawab bahwa waktu adalah jiwa dari dunia ini.

–Plutarch, Platonic Questions

Anda kini mengenal pedoman dasar dari manajemen waktu yang kreatif dan efektif di tempat kerja dan di waktu senggang. Untuk memperkuat konsep-konsep utama dan untuk berbagi beberapa gagasan baru, berikut ini adalah 125 gagasan penghematan waktu yang berguna.

2.9.1 Sepuluh Gagasan Utama Penghematan Waktu

1. Praktikkan ketujuh prinsip manajemen waktu yang kreatif

A. Bertindaklah aktif, jangan reaktif;

B. Rencanakan cita-cita jangka pendek dan panjang;

C. Prioritaskan tindakan;

D. Pertahankan focus Anda;

E. Tetapkan tenggat waktu yang realistis;

F. D-O I-T N-O-W (Lakukan sekarang); dan

G. Seimbangkan hidup Anda.

2. D-O I-T N-O-W (Lakukan sekarang)

3. Pusatkan perhatian namun secara fleksibel.

4. Bergembiralah di antara teman-teman yang menyukai Anda dan guru-guru Anda.

5. Jadilah manajer waktu yang kreatif.

6. Jagalah kebugaran fisik Anda.

7. Pakailah pendekatan ABC.

8. Pakailah prinsip kata kerja-kata benda.

9. Dengarkan suara hati Anda tentang bagaimana memakai waktu Anda sekarang ini.

10. Perkuatlah diri Anda sendiri.

Prinsip-prinsip Dasar (11-41)

Menentukan Sasaran (42-49)

Mengatur (50-60)

Mengatasi Hambatan Manajemen Waktu (Penyia-nyiaan Waktu) (61-77)

Peralatan dan Teknologi (78-88)

Jam Kerja (89-99)

Mendelegasikan (100-102)

Berbelanja (103-108)

Pemeliharaan Kantor atau Rumah  (109-112)

Masa Liburan (113-118)

Waktu Pribadi (119-125)

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

          KESIMPULAN

Mengatur waktu Anda dengan baik berarti mengatur hidup Anda dengan baik. Orang – orang yang mengatur waktunya dengan baik akan melakukannya dengan kreatif.               Tujuh prinsip manajemen waktu yang kreatif serta 125 Gagasan penghematan waktu sangat perlu diterapkan dalam kehidupan kita sehari-hari agar hidup menjadi lebih berharga.

Karena tidak semua orang dianugerahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tetapi kita masing-masing memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Banyak yang dapat dicapai dalam dua puluh empat jam tersebut, atau tidak sedikit pun yang dicapai. Tergantung kepada Anda untuk mengoptimalkan waktu tersebut.

          SARAN

Pada era ketika setiap orang sepertinya harus melakukan segala hal dan hanya memiliki terlalu sedikit waktu, petunjuk yang cermat dan ditulis dengan baik ini akan membuat Anda berhasil menyelesaikan lebih banyak hal, dan merasa lebih nyaman saat menyelesaikannya.Bab terakhir saja (“125 Gagasan Penghematan Waktu yang Paling Utama”) sangat benar – benar bernilai bagi keseluruhannya. Penulis menyarankan pembaca untuk membaca buku ini, untuk mengendalikan waktu dalam hidup Anda.

a.     Berdasarkan sasaran dan strategi yang telah ditetapkan, sejauh mana pengelompokan fungsi-fungsi organisasi SDM menunjang pencapaian sasaran dan strategi?

b.     Apakah pengelolaan SDM akan menjadi lebih efisien bila sebagian kegiatan dilakukan di-shared service center/outsource?

c.     Berapa jumlah staf yang ada?

d.     Profil kompetensi?

e.     Sejauh mana profil kompetensi yang ada menunjang pencapaian sasaran dan strategi SDM?

f.        Apa yang diharapkan menjadi ukuran kinerja SDM?

• HR policies and practices

a.     Sejauh mana kebijakan-kebijakan SDM yang ada menunjang sasaran dan strategi SDM?

b.     Sejauh mana keterkaitan terapan kebijakan dan praktek-praktek SDM dengan hasil (HR outcomes)?

c.     Apakah kinerja karyawan meningkat?

d.     Absentism menurun?

e.     Orientasi karyawan pada pelanggan meningkat?

f.        Pendelegasian wewenang pengambilan keputusan berjalan efektif?

• HR Information Technology.

Sejauh mana teknologi mendukung efektivitas dan efisiensi pengelolaan SDM?

• HR client /customer focus

a.     Siapa yang menjadi client/customer (pelanggan) dari SDM?

b.     Sejauh mana kepuasan pelanggan SDM diukur?

c.     Sejauh mana ukuran kinerja SDM terutama yang terkait dengan aspek kepuasan pelanggan dirumuskan secara jelas?

d.     Sejauh mana isu-isu kepuasan pelanggan dikelola?

e.     Sejauh mana teknologi menunjang kelangsungan proses SDM dengan HR client?

Mudah-mudahan pertanyaan-pertanyaan diatas dapat bermanfaat dalam menganalisa sejauh mana langkah-langkah untuk meningkatkan lebih jauh efektivitas manajemen SDM perusahaan diperlukan. Sebagaimana disampaikan oleh Ulrich, HR can deliver excellence in four ways:

a.    becoming a Partner in Strategy Execution;

b.    becoming an Administrative Expert;

c.     becoming an Employee Champion; and,

d.    becoming a Change Agent.

Kesadaran, kesediaan para eksekutif perusahaan untuk melakukan investasi di SDM sebagaimana halnya investasi di bidang bisnis, ditunjang dengan apresiasi lebih terhadap nilai dan kapabilitas profesional SDM, memungkinkan suatu organisasi merealisasikan potensi dari karyawan yang dimiliki secara lebih optimal.�

Penulis adalah Managing Partner TASS Consulting, Chairman Human Capital Forum 2005-2006

Salah satu pondasi kepemimpinan adalah pengenalan diri yang berakar pada disiplin diri. Dalam hal manakah Anda bisa disiplin? Berikut saya sampaikan Proses dari Disiplin Diri
1. Mulailah dengan diri Anda
2. Mulailah sejak awal
3. Mulailah dari hal kecil
Mendisiplinkan diri membutuhkan waktu, mulailah dari hal kecil dan konsentrasikan pada hari ini. Akumulasi kedisiplinan yang pelan satu hari akan membuat perubahan besar.
Aturlah hidup Anda
Menerapkan apa yang telah terjadi

1) PENGATURAN DIRI
• Tetapkan prioritas Anda
Ada dua hal yang sulit untuk membuat orang melakukan. Hal yang pertama adalah
melakukan hal-hal untuk kepentingan dan yang kedua adalah melanjutkan mengerjakan
hal-hal untuk kepentingan.
• Tempatkan prioritas dalam kalender Anda
Ini dapat melindungi Anda dari tekanan luar yang menuntut waktu Anda setiap hari dan membuat Anda bertanggung jawab pada orang lain.
• Sediakan sedikit waktu untuk hal yang tak terduga
• Kerjakan proyek satu per satu
• Aturlah ruangan kerja Anda
• Bekerja berdasarkan temperamen Anda
Yakinilah untuk tidak mengizinkan kelemahan temperamen Anda memberi alasan bagi Anda untuk menghindari apa yang perlu Anda lakukan untuk bekerja dengan sangat efektif.
• Gunakan waktu bepergian Anda untuk pekerjaan yang ringan dan pertumbuhan
• Kembangkan sistem yang bermanfaat bagi Anda
• Selalu memiliki rencana untuk menit-menit diantara penting
• Berfokus pada hasil, bukan aktifitas
Bekerjalah dimana Anda merasa kuat dalam 80 persen waktu. Bekerjalah dimana Anda sedang belajar dalam 15 persen waktu. Bekerjalah dimana Anda merasa lemah dalam 5 persen waktu.
• Menerapkan apa yang telah saya pelajari

2) TANGGUNG JAWAB
• Langkah-langkah menuju tanggung jawab
Bertanggung jawablah pada diri Anda sendiri. Bertanggung jawablah atas apa yang
dapat Anda lakukan. Bertanggung jawab atas apa yang telah Anda terima dan
bertanggung jawablah terhadap mereka yang Anda pimpin.
• Menerapkan apa yang telah Anda pelajari
Agar yakin suatu tugas akan diselesaikan, Anda harus memperhatikan tanggung jawab dan kemajuan tim Anda. Tuliskan nama setiap orang, bagian mereka dalam tugas dan tanggung jawab Anda terhadap setiap anggota tim.
• Bertanggung Jawab
Kesuksesan dan kekuasaan pemimpin menuntut untuk menjadi bertanggung jawab terhadap orang lain. Tabiat pembawaan manusia tidak dapat menangani kekuasaan yang tidak diuji.
• Pemimpin dapat dengan mudah dibedakan dari pengikutnya
Bagaimana pemimpin dapat tetap bertanggung jawab terhadap posisi dan orang-orang yang dipimpinnya? Jawabannya adalah bahwa pemimpin mengembangkan integritas.

3) INTEGRITAS
Ada lima cara yang dapat Anda perjuangkan untuk menunjukkan integritas pada bawaahan
Anda :
• Anda mengerjakan apa yang Anda ajarkan
• Anda melakukan apa yang Anda katakan
• Anda berlaku jujur pada orang lain
• Anda mendahulukan apa yang terbaik bagi orang lain
• Anda transparan dan peka

4) MENERAPKAN APA YANG TELAH ANDA PELAJARI
Tidak menyadari bahwa tidak mampu adalah kasta terendah dalam kepemimpinan. Paling tidak seorang dapat dipandang sebagai pemimpin bila sadar kalau tidak mampu, sehingga bertindak sebagai pembelajar. Sebagai pembelajar secara alami kita diberikan bakat namun sering tidak sara kalau kita mampu. Siklus hidup yang naik turun mengundang kebosanan sehingga meski sudah mempunyai kemampuan sering kali mau dan mampu tidak membuahkan apapun juga. Oleh karena itulah kita perlu membudayakan kesadaran dan kemauan kita sehingga menjadi karakter. Menyadari karakter dapat dilakukan dengan:
• Bayar sekarang, bermain kemudian
Disini Anda ditujukan untuk menyelesaikan tugas Anda terlebih dahulu. Anda dapat
bersenang-senang.
• Dikendalikan oleh karakter bukan dikendalikan oleh emosi
Kesuksesan tergantung bukan pada seberapa baik Anda melakukan hal-hal yang Anda sukai, tetapi bagaimana Anda berprestasi dalam kewajiban yang tidak Anda sukai. Satu hal yang membuat perbedaan antara orangsukses dan tidak sukses bahwa orang sukses dikendalikan oleh karakter dan bukan oleh emosi.
• Membudayakan yang telah saya saya pelajari
Karakter yang baik lebih dipuji dibanding bakat yang luar biasa. Sebagian besar bakat adalah pemberian, sebaliknya karakter yang baik tidak diberikan pada kita. Kita harus membangunnya sedikit demi sedikit dengan pemikiran, pilihan, keberanian, dan penentuan. Ini hanya akan diwujudkan dengan mempertahankan gaya hidup yang disiplin.

Pemimpin yang hebat akan selalu sadar atas keterbatasannya sebelum ia mencoba
mengoreksi keterbatasan orang lain.

Kepemimpinan – DISIPLIN PRIBADI
Proses Untuk Menegembangkan Disiplin Pribadi
(1) Mulailah dengan diri Anda sendiri.
(2) Pesaing Anda.
(3) Memulai lebih dini.
(4) Memulai secara kecil-kecilan.
(5) Memulai Sekarang
(6) Mengorganisasi kehidupan Anda.

Daftar Sepuluh Puncak untuk Organisasi Pribadi
(1) Menempatkan prioritas Anda
(2) Menempatkan prioritas dalam kalender Anda
(3) Menyediakan sedikit waktu untuk hal yang tidak terduga-duga
(4) Menerjakan prioritas utama satu demi satu
(5) Mengorganisasi ruang kerja Anda
(6) Bekerja menurut perangai Anda
(7) Menggunakan waktu menyetir Anda untk pekerjaan ringan dan pertumbuhan
(8) Mengembangkan system yang bekerja bagi Anda
(9) Selaluu punya rencana untuk menit-menit di antara pertemuan
(10) Berfokuslah pada hasil bukan pada kegiatan.

Setelah itu “SELAMAT DATANG TANGUNG JAWAB” Langkah-Langkah Menuju Tanggung Jawab …. tunggu artikel berikutnya.

Sadana is holding his master of science in Administration and Human Resources Development from University of Indonesia and bachelor (doctorandus) from Gadjah Mada University. Now he is the Quality Assurance Analyst at Asian Banking Finance Informatics Institute (ABFII) PERBANAS, Director of Center for Human Resources Organization and Management Studies (cHRome Development), and Lecturer for Magister Management in Perbanas Business School. He is interested in some other areas: Leadership, Management, Organization, People Management & Information Technology.