BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG MASALAH
Mengatur waktu Anda dengan baik berarti mengatur hidup Anda dengan baik. Orang-orang yang mengatur waktunya dengan baik akan melakukannya dengan kreatif. Mereka memiliki cirri-ciri khas yang membedakan mereka dari orang-orang yang selalu dalam keadaan penuh kekalutan. Mereka membuat rencana-rencana jangka pendek dan jangka panjang, menetapkan dan mengikuti jadwal yang realistis, mengambil waktu istirahat yang efisien dan tepat waktu, dan memandang tugas-tugas yang harus dilaksanakan sebagai kesempatan-kesempatan, daripada sebagai kewajiban yang ditakuti. Mereka mempraktikkan manajemen waktu yang kreatif dengan mengendalikan waktu mereka, dan sekaligus mengendalikan hidup mereka.
Tidak semua orang dianugerahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tetapi kita masing-masing memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Banyak yang dapat dicapai dalam dua puluh empat jam tersebut, atau tidak sedikit pun yang dicapai. Tergantung kepada Anda untuk mengoptimalkan waktu tersebut.
Keuntungan yang paling penting dari manajemen waktu yang kreatif adalah Anda dapat mengendalikan hidup Anda. Mereka yang merasa dapat mengendalikan hidup mereka akan mengalami lebih sedikit stress, lebih santai, lebih produktif, merasakan kepuasan diri, dan hidup lebih lama.
Manajemen waktu yang buruk menyebabkan terlewatnya deadline, tidak rampungnya suatu proyek, kekecewaan pimpinan, kemarahan klien, pembatalan janji, dan terhambatnya peningkatan karier. Juga dapat menyulut keadaan menjadi tegang, marah, malu, rendah diri, bahkan depresi. Manajemen waktu yang buruk juga menimbulkan masalah dalam perkawinan atau hubungan romantis karena pasangan yang sibuk merasa tidak pernah mempunyai cukup waktu untuk keintiman atau menghabiskan waktu yang berkualitas bersama-sama. Ini adalah salah satu penyebab mengapa anak-anak yang sedang tumbuh menjadi orang asing bagi orangtua mereka, atau persahabatan tidak pernah berkembang jauh dari sebuah perkenalan semata.
Selama meriset manajemen waktu, saya menemukan berbagai persoalan seputar manajemen waktu yang biasa ditemukan pada orang-orang yang biasanya sibuk, tetapi jarang dapat menyelesaikan sebanyak yang mereka inginkan, atau mereka tahu bahwa mereka mampu mencapainya: Mereka adalah orang-orang yang reaktif, ketimbang aktif. Mereka beraksi terhadap tuntutan dari luar diri, apakah terhadap laporan yang harus selesai pada hari Jumat atau menghadiri undangan pada hari Sabtu, ketimbang beraksi sesuai dengan sasaran jangka panjang yang telah mereka tentukan sendiri dengan keputusan-keputusan yang harus diambil untuk jangka pendek.
Selanjutnya, perlu ditentukan prioritas untuk hal penting apa yang biasanya menjadi jelas ketika diserang kata “andaikan” (Aku tidak akan dating terlambat andaikan aku tidak menjawab telepon ketika aku hendak pergi,” “Andaikan saja aku tidak mulai mengerjakan tugas baru itu sebelum aku selesai menulis-ulang laporan tersebut.”) Demikian juga saat muncul rasa bangga terhadap penghargaan-penghargaan yang terlihat nyata pada waktunya, mendapat kenaikan pangkat, menyelesaikan sebuah program pelatihan secara menyeluruh dan tuntas, diminta untuk memberikan presentasi tentang apa yang Anda lakukan, memublikasikan sebuah buku, dan berhasil mengendalikan tuntutan pekerjaan atau tuntutan keluarga Anda.
Dari wawancara, observasi, dan riset, saya telah menemukan bahwa kebanyakan pria dan wanita memiliki tujuan yang sama: hidup yang terarah dan teratur, bukan hidup yang terlalu memberatkan pekerjaan, keluarga, atau waktu santai. Seorang yang tidak pernah berolahraga atau melakukan segalanya sendiri (sampai akhirnya mengalami serangan jantung) karena hanya mementingkan pekerjaan dan keluarganya adalah seorang yang memerlukan manajemen waktu yang kreatif, sama dengan seorang wanita yang dengan cekatan sibuk melaksanakan segala kewajibannya – untuk suami, dan anak-anak – sehingga tidak mempunyai waktu untuk mengistirahatkan kedua kakinya dan bersantai.
1.2 PERUMUSAN MASALAH
- Mengatasi hambatan utama dalam mengatur waktu?
- Bagaimana menjadi teratur dan lebih efektif ?
- Faktor yang menjadi hambatan utama dalam mengatur waktu?
1.3 TUJUAN PENULIS
- Keuntungan dari Manajemen waktu yang kreatif
- 7 prinsip manajemen waktu yang kreatif
- Bagaimana menjadi teratur dan lebih efektif
- Memperbaiki waktu kerja anda
- Meningkatkan manajemen waktu pribadi seseorang menjadi lebih baik
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Waktu Yang Kreatif: Sebuah Pengantar
Waktu yang hilang tidak akan dapat ditemukan kembali
–Benjamin Franklin, Poor Richard’s Almanac
2.1.1 Apakah Manajemen Waktu yang Kreatif Itu?
Mengatur waktu Anda dengan baik berarti mengatur hidup Anda dengan baik. Orang-orang yang mengatur waktunya dengan baik akan melakukannya dengan kreatif. Mereka memiliki cirri-ciri khas yang membedakan mereka dari orang-orang yang selalu dalam keadaan penuh kekalutan. Mereka membuat rencana-rencana jangka pendek dan jangka panjang, menetapkan dan mengikuti jadwal yang realistis, mengambil waktu istirahat yang efisien dan tepat waktu, dan memandang tugas-tugas yang harus dilaksanakan sebagai kesempatan-kesempatan, daripada sebagai kewajiban yang ditakuti. Mereka mempraktikkan manajemen waktu yang kreatif dengan mengendalikan waktu mereka, dan sekaligus mengendalikan hidup mereka.
Tidak semua orang dianugerahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tetapi kita masing-masing memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Banyak yang dapat dicapai dalam dua puluh empat jam tersebut, atau tidak sedikit pun yang dicapai. Tergantung kepada Anda untuk mengoptimalkan waktu tersebut.
2.1.2 Apa Saja Keuntungan dari Manajemen Waktu yang Kreatif?
Keuntungan yang paling penting dari manajemen waktu yang kreatif adalah Anda dapat mengendalikan hidup Anda. Mereka yang merasa dapat mengendalikan hidup mereka akan mengalami lebih sedikit stress, lebih santai, lebih produktif, merasakan kepuasan diri, dan hidup lebih lama.
Manajemen waktu yang buruk menyebabkan terlewatnya deadline, tidak rampungnya suatu proyek, kekecewaan pimpinan, kemarahan klien, pembatalan janji, dan terhambatnya peningkatan karier. Juga dapat menyulut keadaan menjadi tegang, marah, malu, rendah diri, bahkan depresi. Manajemen waktu yang buruk juga menimbulkan masalah dalam perkawinan atau hubungan romantis karena pasangan yang sibuk merasa tidak pernah mempunyai cukup waktu untuk keintiman atau menghabiskan waktu yang berkualitas bersama-sama. Ini adalah salah satu penyebab mengapa anak-anak yang sedang tumbuh menjadi orang asing bagi orangtua mereka, atau persahabatan tidak pernah berkembang jauh dari sebuah perkenalan semata.
Selama meriset manajemen waktu, saya menemukan berbagai persoalan seputar manajemen waktu yang biasa ditemukan pada orang-orang yang biasanya sibuk, tetapi jarang dapat menyelesaikan sebanyak yang mereka inginkan, atau mereka tahu bahwa mereka mampu mencapainya: Mereka adalah orang-orang yang reaktif, ketimbang aktif. Mereka beraksi terhadap tuntutan dari luar diri, apakah terhadap laporan yang harus selesai pada hari Jumat atau menghadiri undangan pada hari Sabtu, ketimbang beraksi sesuai dengan sasaran jangka panjang yang telah mereka tentukan sendiri dengan keputusan-keputusan yang harus diambil untuk jangka pendek.
Selanjutnya, perlu ditentukan prioritas untuk hal penting apa yang biasanya menjadi jelas ketika diserang kata “andaikan” (Aku tidak akan dating terlambat andaikan aku tidak menjawab telepon ketika aku hendak pergi,” “Andaikan saja aku tidak mulai mengerjakan tugas baru itu sebelum aku selesai menulis-ulang laporan tersebut.”) Demikian juga saat muncul rasa bangga terhadap penghargaan-penghargaan yang terlihat nyata pada waktunya, mendapat kenaikan pangkat, menyelesaikan sebuah program pelatihan secara menyeluruh dan tuntas, diminta untuk memberikan presentasi tentang apa yang Anda lakukan, memublikasikan sebuah buku, dan berhasil mengendalikan tuntutan pekerjaan atau tuntutan keluarga Anda.
Dari wawancara, observasi, dan riset, saya telah menemukan bahwa kebanyakan pria dan wanita memiliki tujuan yang sama: hidup yang terarah dan teratur, bukan hidup yang terlalu memberatkan pekerjaan, keluarga, atau waktu santai. Seorang yang tidak pernah berolahraga atau melakukan segalanya sendiri (sampai akhirnya mengalami serangan jantung) karena hanya mementingkan pekerjaan dan keluarganya adalah seorang yang memerlukan manajemen waktu yang kreatif, sama dengan seorang wanita yang dengan cekatan sibuk melaksanakan segala kewajibannya – untuk suami, dan anak-anak – sehingga tidak mempunyai waktu untuk mengistirahatkan kedua kakinya dan bersantai.
2.1.3 Apakah Anda Perlu Meningkatkan Manajemen Waktu Anda?
Untuk membantu Anda menentukan seberapa produktifkah Anda sebenarnya, cobalah menjawab lima pertanyaan berikut ini untuk mengevaluasi diri Anda. Di atas secarik kertas, atau dengan computer Anda, jawablah setiap pertanyaan dengan ya, tidak, atau kadang-kadang.
1. Apakah Anda berusaha dengan saksama untuk memisahkan hal-hal yang mendesak dari tuntutan-tuntutan lainnya?
2. Apakah Anda meluangkan waktu untuk melakukan riset tentang latar belakang keadaan agar Anda dapat mengambil keputusan yang terbaik?
3. Apakah Anda menetapkan waktu agar tidak dapat diganggu kira-kira satu jam setiap harinya untuk berpikir, membaca, membaca, merancang, atau melakukan pekerjaan kreatif?
4. Apakah Anda menyediakan waktu yang cukup untuk mengembangkan dan memelihara bisnis Anda dan hubungan pribadi Anda?
5. Apakah Anda bekerja keras untuk dapat melakukan pekerjaan sebaik-baiknya – dibandingkan mengukur diri Anda sendiri berdasarkan sebuah standar yang menuju ke kesempurnaan yang tidak mungkin dapat Anda capai?
Apabila Anda menjawab ya untuk kelima pertanyaan tersebut, paling tidak dalam kelima hal tersebut Anda memiliki manajemen waktu yang baik sekali.
Apabila Anda menjawab tidak atau kadang-kadang atas satu pertanyaan atau lebih, Anda akan mendapatkan keuntungan dengan meningkatkan kemampuan Anda dalam manajemen waktu Anda.
Anda pasti sudah menduga bahwa ada yang perlu diperbaiki tentang cara Anda mengatur waktu ketika Anda merasa lebih tertekan dari yang sebenarnya dapat Anda tanggung; Anda lebih sibuk dari biasanya padahal sedikit pekerjaan yang bias diselesaikan, atau Anda menyadari dan berkata kepada diri Anda sendiri, “Aku tidak mempunyai waktu.”
Teruslah membaca. Anda akan tahu bahwa pengetahuan, kemampuan, dan panduan yang diberikan oleh manejemen waktu yang kreatif pada halaman-halaman berikut ini memberikan Anda keunggulan dalam bersaing dan ketenangan dalam berpikir.
2.1.4 Untungnya Anda Dapat Mengubah Cara Anda Mengatur Waktu
Slogan-slogan seperti “Setiap hari sama pentingnya,” “Hiduplah setiap hari seakan itu adalah hari terakhirmu,” “Hidup adalah sebuah proses, bukan sebuah kejadian,” memberikan filosofi keseluruhan. Namun, kumpulan kata-kata itu tidak memberitahukan kepada Anda bagaimana menerapkan filosofi tersebut dalam kehidupan sehari-hari.
Creative Time Management akan membantu Anda untuk menunjukkan dengan tepat bagaimana Anda seharusnya mengatur waktu Anda sekarang ini., bagaimana Anda ingin mengaturnya, apa yang menghalangi Anda, dan bagaimana cara yang tepat mengatur waktu untuk pekerjaan, sekolah, atau waktu-waktu senggang.
2.1.4.1 Kecanduan Kerja
Kecanduan kerja seringkali merupakan sebuah gejala menajemen waktu yang buruk: ketidakmampuan untuk memulai, meneruskan dan menyelesaikan sebuah proyek dapat menjerumuskan si pecandu kerja untuk memusatkan perhatiannya hanya pada proyek tersebut. Roda yang berderit diberi pelumas sebanyak-banyaknya dan roda yang lainnya sama sekali tidak diberi pelumas; pekerjaan itu dianggap selesai. Seperti apa yang dinyatakan dengan penuh ketegangan oleh seorang pecandu kerja, “Saya terus bekerja berjam-jam karena saya berharap bagaimanapun juga suatu hari saya menyelesaikan semua, sehingga saya tidak perlu bekerja sedemikian keras.” Mengatur langkah Anda sendiri, dan mengendalikan waktu Anda, akan memampukan Anda untuk menyelesaikan apa yang Anda hargai dalam pekerjaan, di sekolah, atau di rumah, dan memberi Anda lebih banyak waktu guna bersama-sama teman-teman, keluarga, dan melakukan aktivitas waktu luang.
Dapat juga membantu menghindari perilaku terlalu penat dan hilangnya inisiatif secara menyeluruh atau hilangnya kemampuan untuk melanjutkan pekerjaan yang sedang diemban hingga selesai. Manajemen waktu yang buruk dapat menyebabkan Burnout Syndrome (gejala perilaku kepenatan); meskipun beberapa sasaran penting telah tercapai, sasaran ini tercapai dengan biaya pribadi dan profesionalisme yang besar sekali.
2.1.4.2 Mengatur Sendiri Langkah Anda
Warren, tiga puluh tahun, seorang pengawas kesehatan professional, selalu mengambil libur pada hari Rabu setiap minggu. Ia juga tidak bekerja pada akhir minggu, kecuali dalam keadaan darurat. “Menjadikan Rabu sebagai hari libur memberi saya kemampuan, energi, dan insentif untuk mengerjakan yang terbaik pada saat saya bekerja,” demikian jelasnya. “Terasa sangat berbeda.” Kadang-kadang sahabat-sahabatnya menyarankan bahwa dengan bekerja dalam jumlah hari yang lebih banyak ia mendapat uang lebih banyak pula; namun ia merasa hal itu tidak akan berlangsung lama, karena kualitas pekerjaannya mungkin akan menurun bersamaan dengan kepuasan kerjanya.
2.1.4.3 Teknologi dan Manajemen Waktu
Selama decade terakhir, telah banyak perubahan dalam dunia kerja sehari-hari, yang paling mudah dilihat adalah dalam bidang kemajuan teknologi, seperti pemakaian computer pribadi dan mesin faks secara luas, pemakaian Internet, ratron, telepon genggam, dan beeper (penyeranta) yang begitu popular. Dengan Internet, sekarang ini kita semua mudah berkomunikasi langsung secara cepat dengan orang lain, baik dekat maupun jauh. Tetapi bagi orang lain, Internet telah menjadi persoalan karena mereka menghabiskan waktu berjam-jam “berhubungan,” mengabaikan prioritas bisnis mereka, atau bahkan kewajiban atas keluarga mereka.
Karena teknologi, banyak yang dituntut dari kita dalam hal kualitas pekerjaan kita, seberapa banyak yang dapat kita capai, demikian juga kecepatan dalam pencapaian tersebut. Tetapi teknologi hanya dapat meningkatkan efisiensi kita secara terbatas. Word processor atau penulisan menggunakan computer mungkin memberikan kemudahan tindakan fisik dalam menulis atau mengetik dan mengedit atau menulis ulang, tetapi segi kreativitas, inspirasi, cara yang unik untuk mengekspresikan gagasan, masih saja tergantung pada masing-masing individu, yang tercetus dengan cara misterius seperti sediakala.
Perhatikan saja cara-cara yang begitu luar biasa yang bisa didapat dari teknologi yang membuat kita mampu berkomunikasi satu dengan lainnya di luar kemampuan telepon biasa. Telepon selular telah memberi pelayanan telepon bagi masyarakat di daerah terpencil yang belum mendapat layanan sambungan telepon. Beeper mampu mengirim pesan kepada seseorang yang sedang berada dalam perjalanan atau berada jauh dari telepon. Meskipun begitu, alat panggil dan telepon selular mengakibatkan kita semakin mudah untuk diganggu, dua puluh empat jam dalam sehari, termasuk pada akhir pecan dan hari libur, membuat Anda semakin harus bisa mengontrol waktu Anda sendiri dibandingkan sebelum Anda memiliki alat-alat tersebut.
Seorang eksekutif periklanan, Charles Peebler, mengingatkan kita tentang unsur manusiawi yang masih menjadi pusatnya walaupun telah muncul teknologi:
Sudah jelas, teknologi, dari computer hingga “mainan” eksekutif, telah mengubah pandangan luas tentang komunikasi. Dan saya memanfaatkan sebanyak mungkin sarana yang ada. Tetapi saya tetap bersikukuh bahwa dalam hal-hal utama yang penting dan sensitif, di saat nuansa dan pertimbangan merupakan hal yang sulit – tidak ada yang dapat mengalahkan percakapan tatap-muka.
Internet merupakan media berharga yang dengan cepat dapat mengakses riset dan informasi untuk meningkatkan atau mengganti perjalanan riset yang memakan waktu. Walaupun begitu, kunjungan-kunjungan teratur ke perpustakaan masih merupakan sosialisasi, pemasyarakatan, dan pusat pertemuan intelektual yang tidak dapat tergantikan bagi kaum muda dan dewasa.
2.2 Tujuh Prinsip Manajemen Waktu Yang Kreatif
2.2.1 Selalulah aktif, bukan reaktif
Buatlah keputusan-keputusan aktif tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda daripada reaktif terhadap setiap tuntutan yang Anda temui, seperti pada saat seorang menelepon Anda atau pada saat Anda diminta menjadi ketua perkumpulan asosiasi professional.
2.2.2 Tentukan sasaran
Dengan menentukan sasaran, Anda tahu tujuan Anda. Sasaran itu penting, di dalam pekerjaan, sekolah, atau permainan. Tanpa sasaran, Anda akan kehilangan arah dan bereaksi terhadap kesempatan-kesempatan dan persoalan-persoalan yang tidak pasti, dengan pandangan sempit atas akibat yang mungkin timbul dalam kehidupan pribadi dan professional Anda.
2.2.3 Tentukan prioritas dalam tindakan Anda
Begitu Anda telah menemukan sasaran, Anda perlu menentukan prioritas tindakan guna mencapai sasaran-sasaran itu. Menentukan prioritas berarti menciptakan sebuah rencana pelaksanaan.
2.2.4 Pertahankan fokus Anda
Maksimalkan produktivitas Anda dengan berkonsentrasi pada satu proyek yang utama satu per satu. Setelah menentukan sasaran dan prioritas tindakan Anda, pantaulah perkembangannya sehingga proyek itu selesai. Apa pun yang Anda lakukan, lakukanlah dengan seluruh kemampuan Anda.
2.2.5 Ciptakan tenggat waktu yang realistis
Tenggat waktu, terutama bila realistis, membantu Anda tetap focus pada sasaran jangka panjang dan terutama pada prioritas jangka pendek. Seharusnya Anda tidak takut terhadap tenggat waktu tetapi justru menyambutnya. Jika tidak ada yang menentukan tenggat waktu untuk Anda dan pekerjaan Anda, ciptakan tenggat waktu untuk diri Anda sendiri.
2.2.6 Lakukan sekarang (DO IT NOW)
Setelah Anda mengambil keputusan dan focus, lakukan sekarang.
Berikut cara yang mudah untuk membantu Anda mengingat prinsip:
D = Divide. Artinya: Bagilah dan kuasailah apa yang harus Anda lakukan. Bagilah tugas-tugas besar menjadi tugas-tugas kecil dan tentukan untuk setiap bagian kecil tersebut sebuah yang realistis.
O = Organize. Artinya: Aturlah bahan-bahan Anda, bagaimana Anda akan melakukannya.
I = Ignore. Artinya: Abaikan gangguan-gangguan yang mengalihkan perhatian.
T = Take. Artinya: Ambil kesempatan untuk mengetahui bagaimana melakukan segalanya seorang diri.
N = Now. Artinya: Kesempatan, bukan besok. Janganlah menunda.
O = Opportunity. Artinya: Kesempatan mengetuk pintu Anda. Ambil keuntungan dari kesempatan yang menguntungkan itu.
W = Watch out. Artinya: Waspada pada pemakan waktu. Pantau, dan atasi terus, berapa banyak waktu yang Anda gunakan untuk internet, membaca dan mengirim e-mail, menonton TV, atau berbicara melalui telepon.
2.2.7 Seimbangkan hidup Anda
Prinsip ke tujuh berarti menciptakan waktu bagi diri sendiri, demikian juga bagi orang-orang yang Anda kasihi: kekasih, anak-anak, orangtua, saudara, kerabat, sahabat, tetangga, kelompok relawan, rekan sekerja, bahkan binatang peliharaan.
Untuk lebih produktif dalam pekerjaan, pastilah merupakan sebuah sasaran yang bermanfaat, bahkan akan lebih baik bila memiliki hidup yang lebih berisi, lebih produktif dan seimbang. Maka, hendaknya diingat untuk menerapkan prinsip-prinsip manajemen waktu yang kreatif ini tidak hanya dalam pekerjaan, tetapi juga dalam bergaul dan beraktifitas mengisi waktu luang.
Penundaan adalah pencuri waktu.
– Edward Young, Nigth Thoughts
Kesalahpahaman tentang waktu yang biasa terjadi adalah karena Anda dapat menyia-nyiakannya. Anda bukan menyia-nyiakan waktu, tetapi Anda salah mengaturnya. Bab ini meneliti sepuluh poin bagaimana orang salah mengatur waktu, disertai kemungkinan jalan keluarnya guna mengatasi kecenderungan tersebut.
2.3.1 Mengerjakan Terlalu Banyak Hal Sekaligus
Saya baru-baru ini melakukan suatu survey terhadap 234 pria dan wanita pekerja untuk memperkirakan bagaimana orang salah mengatur waktu mereka. Saya yakin penyebab pertama adalah penundaan. Tetapi alas an tersebut hanya 8 persen, dan jelas terkait dengan alasan-alasan lain, seperti ketidakmampuan mengatakan “tidak”, melakukan pekerjaan tulis-menulis, dan selalu ingin sempurna.
Berikut langkah-langkah untuk menangani “mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus”:
Solusi #1 Prioritaskan apa yang Anda harus kerjakan dalam sebuah daftar, yang terpenting sebagai hal pertama
Solusi #2 Pakailah daftar tersebut untuk focus dalam mengerjakannya satu per satu
Solusi #3 Jangan memulai tugas berikutnya sebelum Anda menyelesaikan tugas yang pertama
Solusi #4 Gunakan perhatian yang selektif
2.3.2 Ketidakmampuan Untuk Berkata “Tidak”
Seringkali, di belakang sindrom “mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus” berdiri seseorang yang tidak dapat mengatakan “tidak.” Mengatakan “ya” yang seharusnya “tidak” timbul dari harapan yang kekanak-kanakan untuk menyenangkan hati semua orang, dan jelas menggambarkan suatu kegagalan untuk menunjukkan apa yang penting bagi Anda. Sangat sulit untuk mengatakan “tidak.” Anda mungkin takut bahwa sebuah kesempatan tidak akan kembali lagi, atau bahwa mengatakan “tidak” akan menyakitkan hati seseorang selamanya.
Solusi #1 – Sederhanakan sasaran-sasaran Anda
Solusi #2 – Berlatihlah mengatakan “tidak” dengan cara yang ramah, lembut, dan positif
Solusi #3 – Berusahalah peka terhadap kata “tidak”
Solusi #4 – Hendaknya Anda dengan tegas mengatakan “tidak” atas sebuah permintaan, tanpa mengabaikan orang yang mengajukan permintaan itu
Solusi #5 – Tanganilah dengan “Tidak, bukan ini, tetapi…”
2.3.3 Penundaan
Penundaan berarti menangguhkan untuk esok hari segala sesuatu yang seharusnya dikerjakan hari ini. Ada berbagai akibat dari tindakan penundaan ini.
Berikut ada beberapa solusi untuk mengatasi penundaan:
Solusi #1 – Jadikan apa pun yang Anda tunda sebagai tugas pertama yang Anda kerjakan hari itu
Solusi #2 – Cobalah system penghargaan
Solusi #3 – Cobalah penundaan yang kreatif
Solusi #4 – Dapat membedakan penundaan yang efektif
Solusi #5 – Jangan biarkan keadaan yang memalukan memperburuk penundaan Anda
2.3.4 Pekerjaan Tulis-menulis
Siapa pun yang berkecimpung dalam informasi, entah itu di kantor atau rumah sakit, selalu berhubungan dengan tulis-menulis untuk memperlancar pekerjaan. Surat, memo, formulir, laporan, evaluasi, undangan rapat…daftar ini tidak akan ada habisnya.
Solusi #1 – Jangan menumpuk kertas
Solusi #2 – Luangkan waktu secara rutin untuk memilah pekerjaan tulis-menulis Anda
Solusi #3 – Buatlah sebuah system untuk menangani kiriman pos dan kertas kerja Anda
2.3.5 Mengendalikan Pengaruh Telepon dan Televisi
Sekarang ini, mulai saja dengan menyadari berapa banyak waktu yang Anda gunakan untuk masing-masing kegiatan, dan apa yang seharusnya Anda lakukan sebagai penggantinya.
Kebiasaan menelepon dan menonton televisi bila tidak dikendalikan dapat memakan sejumlah besar waktu. Anda harus dapat mempertimbangkan berapa lama menggunakannya dan apakah kedua alat itu memberi pengaruh yang mengganggu atau menguntungkan.
Solusi #1 – Mulailah menggunakan catatan harian telepon atau televise
Solusi #2 – Jadwalkan waktu khusus untuk menelepon atau menerima telepon
Solusi #3 – Tontonlah televisi secara selektif
Solusi #4 – Gunakan VCR untuk merekam acara-acara televisi Anda
2.3.6 Kegagalan Dalam Menentukan Prioritas
Sebagai tambahan atas solusi-solusi berikut ini, untuk mengatasi kegagalan untuk menentukan prioritas, bacalah kembali bagian awal dari bab ini tentang solusi untuk mengatasi sindrom “Mengerjakan Terlalu Banyak Hal Sekaligus” dan juga solusi untuk perencanaan dan penentuan sasaran pada bab sebelumnya.
Solusi #1 – Hendaknya jelas tentang sasaran-sasaran Anda
Solusi #2 – Luangkan waktu untuk mengatakan “ya”
2.3.7 Waktu untuk Pulang Pergi dan Melakukan Perjalanan
Apakah Anda menghabiskan waktu dua jam pulang pergi setiap hari, atau Anda bekerja di rumah tetapi menghabiskan waktu empat jam setiap bulannya di pesawat atau satu jam setiap harinya di mobil untuk memenuhi janji yang berhubungan dengan pekerjaan? Ternyata ada banyak waktu yang hilang selama perjalanan.
Bagaimana cara menggunakan waktu perjalanan Anda dengan sebaik mungkin?
Solusi #1 – Buatlah sebuah rencana untuk pulang pergi atau melakukan perjalanan
Solusi #2 – Pilihlah tugas-tugas yang berhubungan dengan pekerjaan yang dapat Anda kerjakan selagi pulang pergi atau melakukan perjalanan bisnis
Solusi #3 – Bawalah sebuah laptop
Solusi #4 – Gunakan waktu pulang pergi dengan mobil sebagai rekreasi dan untuk mengurangi stress
Solusi #5 – Latilah fisik Anda
Solusi #6 – Tidurlah
Solusi #7 – Bersosialisasi
Solusi #8 – Membacalah
Solusi #9 – Melamunlah
Solusi #10 – Bermeditasilah
Solusi #11 – Pertimbangkan kembali berbagai sasaran dan rencana jangka panjang Anda agar dapat tercapai
Solusi #12 – Bawalah alat tulis dan lanjutkan korespondensi Anda
Solusi #13 – Pilihlah salah satu hambatan dalam mengatur waktu Anda dan buatlah alternative pemecahannya
Solusi #14 – Gunakan waktu Anda selama perjalanan pulang pergi atau bisnis untuk melakukan menyelesaikan suatu tugas kecil atau tugas rumah tangga
2.3.8 Mengeluh
Seberapa seringkah Anda mengeluh dan menyesali? Budaya kita memberi sanksi atas sikap diam, dengan rangkaian kalimat “diam itu emas” dan “jangan pernah mengeluh, jangan pernah menjelaskan.” Meskipun begitu, mengeluh itu alami, dan sudah menjadi suatu kebiasaan yang ditentukan oleh: apa yang Anda keluhkan; kepada siapa Anda mengeluh; dan seberapa seringkah Anda mengeluh.
Ketiga kriteria ini saling berhubungan; bersama-sama, ketiganya akan menentukan apakah sebuah pernyataan ditetapkan sebagai hasil pengamatan, atau sebuah keluhan yang mengasihani diri sendiri, atau penyia-nyiaan waktu.
Solusi #1 – Tanganilah sumber keluhan Anda
Solusi #2 – Kenalilah segala konsekuensi dari tindakan mengeluh Anda terhadap pekerjaan
Solusi #3 – Pandanglah segala sesuatunya dalam sebuah perspektif
Solusi #4 – Carilah hal lain untuk dibicarakan
Solusi #5 – Carilah jalan lain untuk mendapatkan perhatian
2.3.9 Alasan – alasan
Alasan yang diutarakan sesekali, asalkan benar, karena sebuah kejadian yang benar-benar tidak diharapkan telah terjadi sehingga Anda memerlukan perubahan rencana, adalah biasa dalam hidup.
Solusi #1 – Ingatlah semua alasan Anda dengan cara mencatatnya
Solusi #2 – Cobalah untuk mengetahui latar belakang setiap alasan
2.4 Hambatan Emosional dalam Manajemen Waktu
Waktu selalu terbang pergi, tanpa pernah kembali
– VIRGIL, Georgies III
Pertimbangkan hambatan-hambatan emosional dalam manajemen waktu yang dibahas pada bab ini. Semua akan membantu Anda untuk mengenal dan mengatasi setiap hambatan emosional yang mungkin menghambat manajemen waktu Anda yang efektif dan kreatif.
2.4.1 Keinginan untuk Sempurna
Seorang perfeksionis tidak pernah puas dan kadang-kadang tanpa sadar, menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang berlebihan dari yang sebenarnya diperlukan, dan mengulanginya hingga lewat tenggat waktunya (padahal pekerjaan tersebut telah selesai).
Keinginan untuk sempurna merupakan suatu kebiasaan yang sulit diubah karena berarti harus memikirkan kembali seluruh cara seseorang menghadapi bagaimana orang menilai orang, hal-hal, dan kejadian-kejadian lain.
Solusi #1 – Kenalilah bahwa Anda seorang yang selalu berkeinginan unttuk sempurna
Solusi #2 – Terimalah kenyataan bahwa tidak seorang pun sempurna, termasuk Anda, dan belajarlah untuk merasa nyaman karena dipuji
Solusi #3 – Belajarlah untuk mengejar mutu yang baik dan dapat dicapai, daripada mengejar standar-standar perfeksionis yang tidak terjangkau
Solusi #4 – Delegasikan
Solusi #5 – Sadarilah akibat-akibat dari sifat ingin selalu sempurna
2.4.2 Takut Gagal
Bila Anda tidak mencoba, Anda tidak akan gagal, atau demikianlah cara berpikir seorang yang takut gagal. Tetapi dengan bekerja di suatu tingkatan yang jauh di bawah potensi Anda, atau dengan tidak pernah menyelesaikan sebuah proyek utama yang dapat memberi penilaian atas diri Anda, Anda mungkin membuat kegagalan yang Anda takuti karena tidak memberikan segalanya, apakah untuk sebuah proyek, hubungan, atau pekerjaan.
Berikut ini adalah langkah-langkah untuk mengatasi rasa takut terhadap kegagalan:
Solusi #1 – Dapatkan cukup banyak pelatihan dan pengalaman
Solusi #2 – Ubahlah sikap Anda terhadap kegagalan
Saya bertanya pada diri sendiri ketika setiap saat saya berpikir bahwa saya hebat, dan berpikir bahwa saya berbakat, mungkin sebenarnya tidak benar. Itu berarti bahwa saya harus mengubah seluruh hidup saya, mengubah jenjang karier saya. Saya harus mempunyai hidup yang baru sama sekali, dan hal itu sangat menakutkan.
Demikian seorang konsultan manajemen, Peter F. Drucker, memandang kegagalan. Dalam The Practice of Management ia menyatakan:
Tak seorang pun belajar tanpa membuat kesalahan. Makin baik seseorang, makin banyak kesalahan yang akan ia buat untuk kemudian mencoba lebih banyak hal-hal baru. Saya tidak akan menaikkan jabatan seseorang yang tidak pernah membuat kesalahan-kesalahan besar ke sebuah posisi yang paling tinggi dalam pekerjaannya. Bila tidak, ia pasti akan berprestasi setengah-setengah. Lebih buruk lagi, tanpa membuat kesalahan sebelumnya, ia tidak dapat belajar bagaimana menemukan kesalahan-kesalahan dan bagaimana memperbaikinya.
Solusi #3 – Bayangkan akibat terburuk atas segala tindakan Anda, dan saksikan diri Anda lolos dari situasi itu
 |
Dengan membayangkan keadaan terburuk yang mungkin terjadi dan menggambarkan diri Anda dapat mengatasi kegagalan itu, Anda dapat melanjutkan untuk mencoba mencapai sasaran-sasaran yang Anda takuti.
Solusi #4 – Pandanglah kegagalan sebagai sebuah lahan pelatihan
Solusi #5 – Hendaknya Anda bersikap realistis tentang penyebab dari kegagalan Anda; dan bertanggung jawab atas bagian yang Anda lakukan
2.4.3 Takut Sukses
Tidak ada seorang pun yang ingin gagal, dan semua orang ingin sukses, bukan? Salah. Menurut seorang ahli psikologi, Leon Tec, takut untuk sukses itu biasa. Dalam bukunya, Fear of Succes, Tec menulis:
Menurut pendapat saya, ketakutan untuk sukses adalah universal, begitu meluas hingga dianggap normal. Mungkin takut sukses ini parah bagi sementara orang, tidak terlalu parah bagi orang lain, tetapi selalu ada. Bahkan bagi mereka yang berpura-pura telah berhasil dan mencapai puncak dalam bidangnya, ketakutan akan kesuksesan mungkin ada dan merampas kenikmatan prestasi mereka.
Berikut ini solusi untuk mengatasi penyia-nyiaan waktu:
Solusi #1 – Bayangkan tentang suatu keberhasilan dan bayangkan diri Anda sendiri menangani semua akibat-akibatnya
Solusi #2 – Analisalah sendiri bagaimana realistisnya Anda tentang arti sukses itu
2.4.4 Menurunkan (Atau Meningkatkan) Nilai Aktivitas Anda
Solusi #1 – Kembangkan standar-standar yang lebih realistis dan lebih obyektif
Solusi #2 – Bangunlah harga diri agar Anda tidak perlu menganggap diri paling rendah, tetapi tidak juga sebagai yang selalu “lebih unggul” dari semua orang.
2.4.5 Ketidaksabaran dan Toleransi Rendah dalam Keadaan Frustasi
Solusi #1 – Tanganilah persoalan ini, tugas demi tugas, satu per satu
Solusi #2 – Hitunglah hingga angka sepuluh
Solusi #3 – Kendalikan ketidaksabaran dan toleransi rendah dalam keadaan frustasi seakan-akan hal itu merupakan fobia yang Anda coba atasi
Solusi #4 – Jadilah lebih sabar terhadap orang lain atau terhadap penundaan yang tidak terelakkan
2.4.6 Kecemburuan
Kecemburuan memboroskan waktu karena dapat memendam perasaan untuk menjatuhkan orang lain (dan diri Anda sendiri) daripada melakukan apa pun untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan.
Solusi #1 – Ubahlah kecemburuan menjadi sesuatu yang berguna dan positif
Solusi #2 – Tingkatkan harga diri Anda
2.4.7 Ketidakmampuan Menerima Kritik
Solusi #1 – Ciptakan suasana yang dapat memudahkan Anda menerima kritik
Solusi #2 – Kembangkan kemampuan Anda untuk menerima (dan memberi) kritik
Solusi #3 – Jelaskan kembali bagaimana Anda memandang kritik
Solusi #4 – Menilai diri sehingga kritik dari luar jarang terjadi
Solusi #5 – Berhentilah mempertahankan diri Anda secara otomatis
2.4.8 Kebosanan
Bisa disebut sebagai tidak menyenangkan, kebosanan adalah perasaan “hua hem” (=menguap karena bosan) dalam rapat yang menjemukan, atau Anda harus terlalu sering berurusan dengan hal yang sama. Ada kecenderungan yang nyata dalam kebosanan. Sebagai contoh, ada orang yang biasa tetap merasa senang di luar pekerjaan, tetapi bosan di dalam pekerjaan. Yang lainnya berusaha keras di dalam pekerjaan, tetapi merasa bosan di waktu luang mereka. Ada yang rasa bosannya sudah mendarah-daging; yang lainnya merasa bosan hanya apabila mereka tertekan, merasa tidak nyaman, atau terus melakukan tugas yang sama berulang-ulang.
Solusi #1 – Ubalah tugas
Solusi #2 – Lakukanlah hal yang sama, dengan cara yang berbeda
Solusi #3 – Ubahlah urutan tugas yang harus Anda selesaikan
Solusi #4 – Cobalah system penghargaan (yang juga berguna dalam mengatasi penundaan tugas Anda)
Solusi #5 – Pekalah terhadap suasana hati Anda
Solusi #6 – Carilah penyebab dari kebosanan Anda untuk dijadikan sumber solusi dalam menanggulanginya
Solusi #7 – Akuilah bahwa ada kebosanan yang menguntungkan
Solusi #8 – Dengan analisis yang Anda lakukan secara cermat, pertimbangkan kebosanan sebagai sebuah gejala bahwa Anda seharusnya mendelegasikan tugas-tugas tertentu.
2.4.9 Rasa Bersalah
Apakah Anda tergolong sebagai orang yang merasa bersalah atas apa yang Anda kerjakan dan atas apa yang Anda tidak kerjakan? Apakah Anda merasa bersalah karena bekerja hingga larut malam, karena Anda mengabaikan keluarga, dan merasa bersalah jika Anda meninggalkan kantor tepat waktu karena ada pekerjaan yang Anda kesampingkan?
Solusi #1 – Coba kenali sumber rasa bersalah Anda
Solusi #2 – Perjelaslah berbagai norma hidup, prioritas, dan kepercayaan Anda
Solusi #3 – Tidak apa-apa membuat kesalahan
Solusi #4 – Ingatkan lagi diri Anda tentang apa yang Anda dapat dan tidak dapat kendalikan, dan kenalilah perbedaannya
Solusi #5 – Turunkan tingkat harapan Anda
2.4.10 Mementingkan Diri Sendiri
Bagi kebanyakan orang, sifat mementingkan diri sendiri mempunyai konotasi negatif.
Solusi #1 – Pandanglah sifat mementingkan diri sendiri sebagai tabiat yang positif
Solusi #2 – Nilailah kembali tuntutan-tuntutan yang dibebankan orang lain kepada Anda
Solusi #3 – Anggaplah beberap sifat mementingkan diri sendiri sama dengan keyakinan diri
2.4.1.1Jatuh Cinta, dan Hal-hal Emosional Lainnya
Berikut ini adalah gejala-gejala bila persoalan-persoalan pribadi Anda mempengaruhi hasil kerja Anda:
· Konsentrasi Anda sangat buruk.
· Kesadaran akan waktu Anda terganggu; waktu rasanya lama sekali.
· Persoalan-persoalan pribadi Anda menyita pikiran Anda di waktu bekerja.
· Anda kelihatan “sibuk” ketika sedang bekerja, tetapi sebenarnya Anda hanya mengacak-ngacak kertas dan tidak menyelesaikan apa pun.
· Semua kejadian Anda jadikan persoalan pribadi. (“ia tidak menyukai laporan saya karena ia mencoba untuk meremehkan kesuksesan saya.” “ia menyampaikan telepon itu karena ia marah kepada saya hari ini.”)
Solusi #1 – Nilailah hasil kerja Anda; apakah Anda dapat menanganinya sendiri dengan baik?
Solusi #2 – Sadarilah bahwa kebanyakan krisis emosional akan berdampak pada produktivitas Anda, maka lebih baik Anda sedikit lebih santai
Solusi #3 – Pertimbangkan untuk mendapatkan bantuan sehingga Anda mampu menangani persoalan
Solusi #4 – Pertimbangkan pula sumber-sumber bantuan lain
Solusi #5 – Berliburlah
Solusi #6 – Berlatihlah memisahkan pekerjaan dan peran-peran pribadi
2.4.1.2Kebiasaan Buruk
Solusi #1 – Pertama, putuskan apa yang Anda ingin ubah pada diri Anda sendiri
Solusi #2 – Ubahlah satu kebiasaan sebelum mengubah kebiasaan lainnya
Solusi #3 – Luangkan waktu kira-kira tiga minggu untuk mengubah satu kebiasaan.
Solusi #4 – Carilah bantuan professional
Solusi #5 – Cobalah teknik-teknik perubahan sifat
Solusi #6 – Ikutlah kelompok self-help
Solusi #7 – Kembangkan sebuah kebiasaan baru yang positif untuk menggantikan kebiasaan buruk Anda sekarang
2.4.1.3 Keterlambatan
Keterlambatan akan memboroskan waktu siapa pun. Jika Anda terlambat, mungkin banyak orang yang tidak suka dengan Anda. Apalagi jika Anda harus berurusan dengan orang-orang yang selalu terlambat, Anda pasti marah sekali terhadap kelakuan mereka.
Anda memang tidak dapat mengendalikan keterlambatan orang lain, tetapi Anda dapat menolong situasi itu dengan memberikan contoh yang terbaik. Mulailah dengan diri Anda dan libatkan diri agar selalu dating tepat waktu.
Solusi #1 – Perhatikan apakah ada sebuah pola dalam keterlambatan Anda
Solusi #2 – Setelah Anda perhatikan apakah ada sebuah pola, cobalah mencari apa penyebabnya
Solusi #3 – Rencanakan dengan lebih baik
Solusi #4 – Tentukan waktu yang akan membuat Anda tepat waktu berada di suatu tempat yang cocok bagi Anda
Solusi #5 – Pasanglah mesin penjawab atau voice mail Anda pada saat Anda bersiap untuk pergi
Solusi #6 – Untuk mengatasi keterlambatan dalam proyek, tentukanlah tenggat waktu yang pendek-pendek
Solusi #7 – Jika ada alasan psikologis atas keterlambatan, carilah bantuan untuk mengatasinya
2.5 Menjadi Teratur dan Lebih Efektif
Mengatur pada dasarnya bukanlah akhir suatu tujuan, tetapi sebuah sarana menuju ke tujuan itu sendiri
–Peter F. Drucker, The Practice of Management
Dalam keadaan teratur berarti Anda dapat dengan mudah menemukan sebuah benda di antara banyak benda yang Anda miliki. Sebagai tahap awal, seharusnya system Anda mampu menangani segala informasi, mengurus amplop, kunci, perangko, laporan tahunan, arsip computer, langganan majalah, laporan berkala, ratron yang Anda tulis, pengembalian pajak tahun lalu, dan paspor.
2.5.1Mengatur Diri
Menjadi Teratur adalah Sifat yang Dapat Anda Pelajari
Memisahkan Prioritas Sehari-hari dari Busywork
Mempertajam Kemampuan dalam Mengambil Keputusan
2.5.2 Mengatur Berbagai Perkakas dan Teknik
Daftar “Apa yang Harus Dilakukan”
Membuat Kalender Rencana Pribadi
Buat Catatan untuk Segalanya
Pengarsipan
2.5.3 Merampingkan Arsip dalam Tiga Puluh Hari
Akses serba cepat atas informasi yang tepat sekarang ini sifatnya vital, terutama karena ledakan informasi telah menyebabkan harus disimpannya sebuah pengembangan data yang subur, dan bias ditemukan kembali.
Langkah #1 Pilihlah sebuah tanggal sasaran
Langkah #2 Bersiaplah untuk membuang arsip-arsip Anda
Langkah #3 Pilihlah waktu yang paling tepat untuk membuang arsip
Langkah #4 Hendaknya Anda memiliki alasan yang jelas untuk menyimpan atau membuang materi
Langkah #5 Rampingkan arsip-arsip Anda sesuai dengan system pengarsipan Anda
Langkah #6 Buanglah salinan yang berjumlah lebih dari satu atau materi yang sudah kadaluarsa
Langkah #7 Ketahuilah apa yang perlu Anda simpan, dan untuk berapa lama
Langkah #8 Berilah penghargaan pada diri sendiri atas perampingan arsip-arsip
Langkah #9 Tetapkan jadwal pembuangan berkala
2.5.4 Mengatur Ruang Kantor Anda
Dari 113 orang yang telah disurvei untuk buku saya tentang ruang kantor (Making Your Office Work For You), hanya lima orang yang mengemukakan bahwa jika mereka mengubah ruang kantor mereka, mereka akan mendekorasi ulang. Sementara yang lainnya (89 dari 113 orang), sebuah perubahan yang berarti memiliki ruang kantor yang lebih nyaman, lebih luas, lebih tenang, dengan system penerangan yang lebih baik dan privasi yang lebih terjaga merupakan perhatian yang utama.
Dalam riset selama empat tahun mengenai ruang kantor, saya menemukan tiga prinsip dalam pengaturan sebuah kantor:
1. produktivitas
2. status atau citra
3. kombinasi antara #1 dan #2
Pertimbangan Kesehatan
Mengatur Meja Kerja
Buku, Majalah, dan Bahan-bahan Bacaan Lainnya
Kantor di dalam Rumah
2.6 Memperbaiki Waktu Kerja Anda
Makin banyak orang terbunuh karena bekerja secara berlebihan ketimbang yang ditetapkan oleh kebutuhan fisik.
–Rudyard Kipling (The Panthom Rickshaw)
Dengan berbagai cara, struktur lingkungan kerja tradisional mendukung manajemen waktu: walaupun mungkin ada otonomi dalam setiap tugas, atasan menentukan berbagai peraturan atau batasan, jam masuk dan pulang kerja, tanggal libur yang bias diambil, dan pakaian yang harus dikenakan. Walaupun begitu, prosedur untuk mengevaluasi prestasi dan menentukan kenaikan gaji tidak selalu didefinisikan secara jelas.
2.6.1 Ketahuilah Lingkungan Kerja Anda
2.6.2 Menjadi Lebih Efisien
Korespondensi dan Pekerjaan Tulis-menulis
2.6.3 Teknologi dan Sarana Manajemen Waktu yang Efektif
Komputer
Ratron dan Internet
Scanner
Mesin Faks
Telepon
Mengatasi Gangguan Tamu
Hari Tanpa Kerja (Liburan, Cuti Sakit, Cuti Pribadi)
Istirahat untuk Efisiensi
2.6.4 Bekerjasama dengan Orang Lain
Mendelegasikan
Apakah Anda Perlu Bantuan untuk Mendelegasikan dengan Lebih Efektif
Mendelegasikan secara efektif
1. Putuskan Apa yang Harus Anda Delegasikan
2. Pilihlah Orang yang Tepat untuk Menerima Pendelegasian Anda
3. Percayailah Mereka yang Anda Beri Pendelegasian
4. Sampaikan Berbagai Tugas dan Instruksi dengan Jelas
5. Siapkan Penyelesaian Tugas Tertentu dan Sebuah Sistem Tindak Lanjut
6. Berikan Pujian
7. Delegasikan Tanggung Jawab atas Pekerjaan, Bukan Hanya Tugasnya
Bekerjasama dengan Atasan
Pembicara Kompulsif
Bekerja Terlalu Keras
Memanfaatkan Rapat Sebanyak Mungkin
Meningkatkan Komunikasi dalam Pekerjaan
2.6.6 Sasaran-sasaran Pekerjaan
Perencanaan Jangka Panjang
Laporan Kemajuan Kerja
Mengukur Kesuksesan Anda
2.7 Menerapkan Manajemen Waktu yang Kreatif
Waktu adalah sesuatu yang paling bernilai yang dapat dihabiskan manusia.
– Theophrastus (?-278 Sebelum Masehi)
2.7.1 Konsep Waktu
Waktu adalah sebuah konsep budaya. Orang Barat, sebagai contoh, berpikir dalam jangka waktu dua puluh empat jam sehari, dan tujuh hari seminggu. Meskipun begitu, pembagian itu tanpa alasan. Tidak ada yang namanya “satu minggu,” kitalah yang menciptakan konsep tersebut. Waktu adalah sebuah gagasan yang berbeda dari satu budaya ke budaya yang lain, bahkan diantara setiap orang.
2.7.2 MEMANFAATKAN WAKTU “TERSEMBUNYI” ANDA SECARA PRODUKTIF
Waktu “tersembunyi” adalah waktu yang sebelumnya salah-atur, dihabiskan karena timbulnya gangguan atau terpakai untuk tugas-tugas atau aktivitas-aktivitas lainnya, yang kemudian Anda pergunakan sebagai waktu produktif untuk mengejar tugas-tugas prioritas.
2.7.3 MEMANFAATKAN ENERGI TINGGI DAN ENERGI RENDAH
Cara lain untuk meningkatkan rencana dan jadwal Anda dalam satu hari adalah dengan menyadari energi tinggi dan energi rendah pribadi Anda. Tidak ada dua orang yang memiliki irama biologi yang sama, tetangga Anda mungkin bertahan dengan tidur lima jam dalam semalam, tetapi Anda merasa seperti zombie bila tidak tidur paling tidak delapan jam semalam.
2.7.4 MENGATUR WAKTU
Untuk “Sembilan-hingga-Lima” atau Waktu Eksekutif
Untuk Wiraswastawan dan Pekerja Lepas
Untuk Orang yang Kreatif
Untuk Pemilik Bisnis Kecil
Untuk Siswa
Untuk Guru
Untuk Pencari Kerja
Menyeimbangkan Pekerjaan dan Kehidupan di rumah
Di manakan letak kebahagiaan?
–John Keats, Endymion
Orang-orang yang merasa sangat sulit untuk meningkatkan kualitas waktu pribadi adalah mereka yang bertanya, “Waktu luang apa?” karena mereka tidak sadar bahwa sebagian besar dari waktu dalam hidup mereka adalah waktu luang.”
James J. Sheeran dalam bukunya, How to Skyrocket Your Income, menawarkan enam kegiatan waktu-santai yang produktif: 1) Menjadi Pakar (dalam salah satu bidang); 2) Mencoba bidang politik setempat; 3) Mencoba mengajar; 4) Menjadi pelahap segala bacaan; 5) Menambah keterampilan berkomunikasi; 6) Melanjutkan pendidikan formal.
Berlatilah Fisik, Hobi, Televisi, Sosialisasi, Persahabatan
Meluangkan Waktu Untuk Pasangan dan Anak-anak
Waktu Untuk Pasangan
Waktu Untuk Anak-Anak
Waktu Untuk Diri Sendiri
Manajemen Waktu di Rumah
Berikut ini adalah beberapa strategi waktu yang efektif untuk tugas-tugas rumah tangga yang biasa dilakukan semua orang, seperti berbelanja makanan, membersihkan rumah, mencuci pakaian, dan menyedot debu.
Kecuali bagi mereka yang tidak menyukai pekerjaan rumah tangga, melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut dengan lebih cepat menjadi penghemat waktu yang sangat diperlukan.
Mengatur Rumah
Tanggung Jawab Rumah Tangga
Proyek Rumah Tangga
Pengelolaan Rumah Tangga
Membersihkan, Mencuci Pakaian, dan Keluar Rumah Untuk Keperluan Rumah Tangga
Buku Petunjuk/Catatan Rumah Tangga
Makanan: Persiapan, Belanja, Penyimpanan, dan Pembersihan
2.9 125 Gagasan Penghematan Waktu
Pythagoras, ketika ditanya apakah waktu itu, menjawab bahwa waktu adalah jiwa dari dunia ini.
–Plutarch, Platonic Questions
Anda kini mengenal pedoman dasar dari manajemen waktu yang kreatif dan efektif di tempat kerja dan di waktu senggang. Untuk memperkuat konsep-konsep utama dan untuk berbagi beberapa gagasan baru, berikut ini adalah 125 gagasan penghematan waktu yang berguna.
2.9.1 Sepuluh Gagasan Utama Penghematan Waktu
1. Praktikkan ketujuh prinsip manajemen waktu yang kreatif
A. Bertindaklah aktif, jangan reaktif;
B. Rencanakan cita-cita jangka pendek dan panjang;
C. Prioritaskan tindakan;
D. Pertahankan focus Anda;
E. Tetapkan tenggat waktu yang realistis;
F. D-O I-T N-O-W (Lakukan sekarang); dan
G. Seimbangkan hidup Anda.
2. D-O I-T N-O-W (Lakukan sekarang)
3. Pusatkan perhatian namun secara fleksibel.
4. Bergembiralah di antara teman-teman yang menyukai Anda dan guru-guru Anda.
5. Jadilah manajer waktu yang kreatif.
6. Jagalah kebugaran fisik Anda.
7. Pakailah pendekatan ABC.
8. Pakailah prinsip kata kerja-kata benda.
9. Dengarkan suara hati Anda tentang bagaimana memakai waktu Anda sekarang ini.
10. Perkuatlah diri Anda sendiri.
Prinsip-prinsip Dasar (11-41)
Menentukan Sasaran (42-49)
Mengatur (50-60)
Mengatasi Hambatan Manajemen Waktu (Penyia-nyiaan Waktu) (61-77)
Peralatan dan Teknologi (78-88)
Jam Kerja (89-99)
Mendelegasikan (100-102)
Berbelanja (103-108)
Pemeliharaan Kantor atau Rumah (109-112)
Masa Liburan (113-118)
Waktu Pribadi (119-125)
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
Mengatur waktu Anda dengan baik berarti mengatur hidup Anda dengan baik. Orang – orang yang mengatur waktunya dengan baik akan melakukannya dengan kreatif. Tujuh prinsip manajemen waktu yang kreatif serta 125 Gagasan penghematan waktu sangat perlu diterapkan dalam kehidupan kita sehari-hari agar hidup menjadi lebih berharga.
Karena tidak semua orang dianugerahi dengan kecemerlangan, penampilan yang baik, atau banyak uang, tetapi kita masing-masing memiliki jumlah jam yang sama dalam sehari. Banyak yang dapat dicapai dalam dua puluh empat jam tersebut, atau tidak sedikit pun yang dicapai. Tergantung kepada Anda untuk mengoptimalkan waktu tersebut.
SARAN
Pada era ketika setiap orang sepertinya harus melakukan segala hal dan hanya memiliki terlalu sedikit waktu, petunjuk yang cermat dan ditulis dengan baik ini akan membuat Anda berhasil menyelesaikan lebih banyak hal, dan merasa lebih nyaman saat menyelesaikannya.Bab terakhir saja (“125 Gagasan Penghematan Waktu yang Paling Utama”) sangat benar – benar bernilai bagi keseluruhannya. Penulis menyarankan pembaca untuk membaca buku ini, untuk mengendalikan waktu dalam hidup Anda.
January 8th, 2010 at 4:08 pm
aq ngopi ya…
terima kasih…