Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor. Untuk apa mereka memiliki anak buah kalau semua pekerjaannya ditangani sendiri? Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan.
Seorang pemimpin adalah seorang atasan dalam hal kedudukannya dalam suatu organisasi. Kekuasaan dari kedudukan tersebut memberi hak seorang pemimpin/manajer untuk memerintah. Namun di samping memerintah tugas yang paling penting ialah membina anak buahnya untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik. Jadi tugas seorang pemimpin adalah memimpin, bukan untuk mengerjakan sendiri tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Untuk itu perlu adanya pendelegasian pekerajan kepada bawahan walau hasil akhir dari tugas tersebut tetap menjadi tanggung jawab pimpinan. Dengan pendelegasian tugas maka pimpinan mempunyai banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawabnya serta dapat mengembangkan ketrampilannya, sehingga akan lebih berfungsi bagi perusahaan.
Pelaksanaan delegasi memberikan peluang kepada karyawan untuk mengembangkan ketrampilan dan kemampuannya dalam mengambil keputusan. Hal ini untuk mempersiapkan mereka baagi pengembangannya lebih lanjut, karena tidak ada pendidikan diluar kerja yang dapat mengembangkan seorang karyawan secara lebih cepat dan praktis selain pengalaman langsung. Banyak pimpinan yang enggan mendelegasikan tugasnya kepada bawahan dengan beberapa alasan yang kadang tidak bisa dibenarkan misalnya: “Tidak ada waktu untuk melaksanakan delegasi” atau “saya bisa mengerjakannya sendiri”.
Di dalam mempersiapkan pelaksanaan delegasi, pimpinan harus dapat terlebih dahulu mengkaij kegiatannya sehari-hari dan mengurangi pekerjaan-pekerjaan yang memboroskan waktu. Dengan demikian pimpinan dapat mempunyai waktu untuk melaksanakan pendelegasian. Bagian yang paling sukar dalam pelaksanaan pendelegasian ialah menyerahkan pekerajan, karena walau kita percaya bawahan dapat melaksanakan tugas yang diberikan, namun kadang-kadang pimpinan masih ingin terlihat dalam proses pengambilan keputusan. Padahal cara yang terbaik dalam pendelegasian ialah dengan membiarkan karyawan yang ditugaskan untuk memberikan keputusan atas tugas-tugas yang didelegasikan disamping tetap memberikan pembinaan bila hasil/keputusannya kurang benar.
Manajemen merupakan usaha kelompok, jadi tidak ada pimpinan/manajer yang dapat bekerja sendiri secara efektif. Sebagai seorang bawahan harus mempelajari sebanyak mungkin pekerjaan atasan sehingga dapat menyarankan adanya pendelegasian tugas yang dapat membuat atasan dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih penting yang memungkinkan dapat dipromosikan, dan pada gilirannya membuka jalan untuk promosi bawahan itu sendiri. Tanpa pelaksanaan delegasi suatu perusahaan tidak akan maju karena perusahaan yang organisasinya kuat itu yang akan maju dan keberhasilan suatu organisasi terletak kepada pimpinan.
1. Kepemimpinan dan Delegasi
2. Mengapa Para Manajer Tidak Melaksanakan Delegasi?
3. Menganalisis Keterampilan Delegasi
4. Memilih Orang yang Tepat
5. Mempersiapkan Pelaksanaan Delegasi
6. Menyediakan Waktu untuk Melaksanakan Delegasi
7. Proses Pelaksaanaan Delegasi
8. Menyerahkan Pekerjaan kepada Orang Lain
9. Berbagai Pedoman untuk Pelaksanaan Delegasi
10. Memonitor Penugasan
11. Mengendalikan Kinerja
12. Mengembangkan Karyawan
13. Nasihat Bagi yang Diserahi Delegasi
14. Delegasi atau Mandeg
I. KEPEMIMPINAN DAN DELEGASI
a. Pemimpin
Kepemimpinan bukanlah suatu proses untuk mencapai hal-hal yang besar oleh diri kita, dan dengan demikian kita memperoleh penghormatan dari para karyawan. Sebaliknya, kepemimpinan, adalah suatu proses untuk mencapai hal-hal yang besar melalui para karyawan kita,dan dengan cara demikian menaikkan pula rasa harga diri mereka. Kepemimpinan juga tidak hanya berarti mengembangkan keterampilan karyawan melalui pelaksanaan delegasi.
Seorang pemimpin harus dapat mengidentifikasikan kemampuan khusus seorang karyawan dan memanfaatkannya. Pemimpin juga harus dapat mengidentifikasikan kelemahan dan keterbatasan para karyawan, serta bersedia membantu mereka untuk mengawasinya. Para manager yang hanya memprioritaskan pengembangan keterampilan dan kemampuan diri mereka sendiri serta mengabaikan kebutuhan para karyawan, bukanlah pemimpin yang efektif. Harus disadari bahwa kadang-kadang seorang pemimpin bukanlah seorang atasan. Pemimpin hendaknya jangan menganggap dirinya sebagai atasan dalam hal sikap, tetapi hanya dalam hal kedudukannya di dalam hierarki organisasi. Kekuasaan karena kedudukan tersebut memberikan hak bagi seorang manajer untuk memerintah, namun adanya perhatian dan penghormatan orang lain terhadap dirinya yang menyebabkan perintah tersebut dilaksanakan secara efektif. Tugas seorang pemimpin ialah secara terus-menerus membina orang-orang yang berada dibawah pimpinannya sedemikian rupa sehingga akhirnya mereka dapat menyelesaikan tugas dengan lebih baik dibandingkan bila diselesaikan si pemimpin sendiri.
Bagi manajer, hal itu memerlukan suatu perubahan dalam falsafah kerja mereka. Kita akui saja, kecenderungan kita pada umumnya adalah untuk membuat diri kita sendiri kelihatan hebat,bukan orang lain. Namun, seorang pemimpin yang efektif mempunyai tujuan untuk membuat karyawannya kelihatan lebih baik. Pada kenyataannya,memang benar bahwa semakin baik prestasi para karyawan Anda, maka semakin baik pula prestasi Anda.
Untuk menjadi seorang pemimpin yang efektif diperlukan kepercayaan diri. Sangat sering terjadi seorang pemimpin harus bersedia menerima titipan kesalahan untuk pekerjaan yang dilaksanakan dengan buruk,padahal yang mengerjakannya orang lain. Sering juga diperlukan kepercayaan diri untuk menyampaikan pujian kepada karyawan anda,padahal sebetulnya anda sangat tergoda utuk menyerap pujian tersebut bagi diri sendiri. Jadi, sekarang anda sadar bahwa tugas pemimpin adalah memimpin, bukan untuk mengerjakan sendiri tugas-tugas yang ada. Pemimpin dinilai berdasarkan caranya memimpin dengan baik. Kepemimpinan berarti mencapai hal-hal besar dengan cara terus-menerus mengembangkan keterampilan dan kemampuan orang-orang yang dipimpin.
b. Delegasi
Masalah yang biasa timbul dengan delegasi ialah kita menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengidentifikasikannya, tetapi kita tidak cukup mempunyai waktu untuk melaksanakannya. Padahal kita tidak cukup mengatakan bahwa delegasi adalah proses penyerahan pekerjaan pada bawahan. Kata kuncinya adalah proses yang dibahas dalam buku ini adalah proses pelaksanaan delegasi. Pekerjaan yang diserahkan adalah pekerjaan yang berada di dalam bidang tanggung jawab seorang manajer. Kalau tidak, ia tidak akan berada di dalam kedudukan untuk melaksanakan delegasi tersebut. Walaupun dengan melaksanakan delegasi tersebut manajer menganggap bahwa si bawahan bertanggung jawab atas hasilnya, namun tanggung jawab terakhir masih terletak pada manajer itu, yang pada gilirannya ia tetap akan di anggap bertanggung gugat oleh atasan yang lebih tinggi.
Di dalam pembahasan buku ini, istilah pekerjaan/tugas yang di delegasikan dan penugasan pada intinya dianggap sebagai hal yang sama, hanya dengan perbedaan sebagai berikut: penugasan tidak begitu banyak menyita waktu seorang karyawan, tidak memerlukan begitu banyak pelatihan, dan kepada karyawan tersebut tidak banyak diberikan wewenang (barangkali malah sama sekali tidak di beri wewenang)
Sebagai seorang manajer, berapa banyak wewenang yang dapat anda delegasikan kepada supervisor ? jawabannya adalah sebanyak yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab bagi tugas-tugas yang harus di laksanakan. Memberikan atau mendelegasikan tanggung jawab tanpa wewenang yang diperlukan, sama sekali bukan merupakan pelaksanaan delegasi, karena dengan demikian tugas-tugas yang ada tidak akan dapat di laksanakan. Anda tidak dapat meminta seorang supervisor atau manajer bertanggung jawab atas pengoperasian suatu pabrik secara efisien tanpa memberinya wewenang untuk mencari atau memecat karyawan, mengubah metode kerja yang dipakai, dan wewenang dalam hal pemakaian uang. Anda tidak dapat meminta seseorang bertanggung jawab atas perbaikan sebuah penerbitan berkala tanpa memberinya wewenang untuk memilih warna kertas, jenis huruf, dan mengubah tata letak.
c. Manfaat Delegasi
Melaksanakan delegasi tidaklah mudah. Pelaksanaan delegasi memerlukan waktu, upaya dan motivasi. Jika anda tidak yakin akan adanya manfaat dalam pelaksanaan delegasi, anda tidak akan termotivasi untuk melaksanakannya. Berikut ini adalah beberapa keuntungan besar yang dapat dipertimbangkan :
- Memiliki lebih banyak waktu untuk melaksanakan fungsi manajerialOleh para manajer seharusnya menjalankan fungsi perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan, pengendalian dan inofasi. Namun sebaliknya, tanpa adanya delegasi mereka akan terperangkap kedalam berbagai pekerjaan yang remeh, mengatasi kesulitan-kesulitan, menanggapi gangguan, dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh orang lain.
- Meringankan tekanan Kebanyakan manajer berorientasi kepada tindakan-tindakan (action oriented). Mereka lebih senang berada ditengah kegiatan, lebihsenang bertindak ketimbang mengawasi. Tidak adanya pelaksanaan delegasi menyebabkan kecendrungan tersebut tidak dapat di kndalikan.
- Mengembangkan manusia Pelaksanaan delegasi juga memungkinkan mereka untuk menerima tanggung jawab yang lebih besar secara perlahan-lahan dalam lingkungan yang penuh pengertian, untuk mempersiapkan mereka bagi perkembangan lebih lanjut. Pelaksanaan delegasi mendorong mereka untuk lebih kreatif dan menggunakan bakat yang mereka miliki untuk mmpraktekkan keterampilan dalam menyelesaikan persoalan.
- Menciptakan suasana penuh motivasi Motivasi hanyalah membantu orang lain untuk meraih apa yang dapat mereka capai. Kaena pelaksanaan delegasi memerlukan pengetahuan tentang tujuan, kemampuan, dan keinginan pribadi karyawan, maka akan lebih baik jika manajer dapat memberikan peluang kepada para individu untuk menonjol dalam bidang yang sesuai dengan kemampuan mereka khususnya.
II. MENGAPA PARA MANAJER TIDAK MELAKSANAKAN DELEGASI
- Indikator Tidak Efektifnya Delegasi Dengan melaksanakan delegasi yang efektif akan ada waktu yang dihemat. Pelaksanaan delegasi tersebut akan menyebabkan anda dapat memusatkan perhatian kepada berbagai kegiatan yang penting dan berarti. Sayang sekali, ada orang yang mengira bahwa mereka melaksanakan delegasi, padahal sebenarnya mereka hanya memberikan tugas kepada bawahannya. Beberapa orang sebetulnya hanya melimpahkan pekerjaannya kepada bawahan tanpa adanya pelatihan ataupun tindaklanjutnya.
- Sindrom Pekerjaan Sendiri Mengerjakan sendiri sebagai hal jarang bisa dibenarkan, kecuali jika hal itu sesuai dengan tuntutan anda sendiri. Jika anda seorang manajer, dengan bebefapa anak buah yang bertanggung jawab kepada anda adalah menjadi tugas anda untuk mendelegasikan sebanyak mungkin pekerjaan. Dengan asumsi bahwa anda menerima gaji yang lebih tinggi ketimbang bawahan anda benar-benar tidak dapat bekerja sendiri. Tugas seorang manajer adalah menyelesaikan pekerjaannya melalui orang lain, bukan untuk mengerjakannya sendiri. Jika pelaksanaan delegasi merupakan suatu cara yang begitu ideal untuk mengembangkan bawahan dan membebaskan manajer untuk dapat mengerjakan hal-hal yang mempunyai prioritas yang lebih tinggi, lalu mengapa orang begitu enggan melaksanakan delegasi? Berikut ini disampaikan beberapa alasan yang bisa dikemukakan, dan satu atau dua komentar yang dapat mengungkapkan bahwa alasan tersebut tidak benar.
- Tidak Ada Waktu Untuk Melaksanakan Delegasi Itu merupakan suatu alasan yang biasa, karena pelaksanaan delegasi memerlukan pelatihan dan pelatihan tersebut memerlukan waktu. Jauh lebih cepat untuk mengerjakan sendiri suatu pekerjaan ketimbang melatih orang lain untuk mengerjakannya. Hal tersebut dapat dimengerti jika pekerjaan itu hanya dilakukan sekali seumur hidup.
- Saya Bisa Mengerjakannya Lebih Baik Ketimbang Orang Lain. Tentu saja begitu: bagaimanapun juga lihat saja beberapa sering anda mengerjakannya? Namun dengan pelatihan dan pengalaman, bawahan anda dapat melakukannya dengan baik. Mungkin pada awalnya anda menganggap penyelesaiannya kurang sempurna. Dalam hal demikian bandingkanlah pekerjaan yang telah mereka lakukan tersebut dengan pekerjaan anda lakukan saat anda memulai pekerjaan bertahun-tahun yang lalu. Jangan membandingkannya dengan kinerja anda sekarang.
- Saya Senang Mengerjakannya Baik. Bayangkan saja betapa para karyawan anda pun akan senang mengerjakannya! Tidak ada yang dapat memberikan motivasi lebih besar selain tugas yang menantang dan menarik. Pada gilirannya, anda sendiri akan dapat mengerjakan berbagai tugas yang lebih menarik, lebih menantang, dan lebih menguntungkan.
- Hal Tersebut Merupakan Kebijakan Perusahaa Sebuah kebijakan adalah suatu pedoman bukan suatu peraturan.
- Itu Sudah Menjadi Kebiasaan Mungkin saja. Semakin sering kita mengerjakan sesuatu, hal itu akan semakin menjadi kebiasaan. Namun kebiasaan dapat dihilangkan jika anda dengan sadar berniat untuk melakukannya.
- Para Karyawan Tidak Mampu Jangan menganggap remeh mereka. Apakah pendapat anda tersebut didasarkan pada prestasi mereka saat ini ataukah pada apa yang dapat mereka lakukan setelah diberi pelatihan yang baik dan terus menerus.
- Para Karyawan Terlalu Sibuk Untuk Melakukan Pekerjaan Lebih Sudah pasti. Tetapi, mereka itu sibuk untuk apa? Apakah tidak ada pekerjaan remeh yang dapat dihapuskan tanpa adanya dampak buruk terhadap tujuan perusahaan? Para karyawan hendaknya mengerjakan tugas-tugas yang penting dan sangat perlu, bukan pekerjaan yang “baik untuk dikerjakan”.
Periksalah kegiatan Anda. Jika Anda persis seperti kebanyakan para manajer lain, maka Anda akan terlalu sibuk untuk dapat duduk dan mengklasifikasi kegiatan yang Anda lakukan. Tetapi jika Anda dapat mengkaji kegiatan tersebut maka hal itu dapat digolongkan menjadi :
1. Prioritas
Ini merupakan kegiatan terpenting yang secar alangsung berkonstribusi kepad apencapaian sasaran Anda pribadi dan sasaran perusahaan. Prioritas merupakan tugas pokok yang hany akan menghabiskan 20 persen waktu tetapi waktu menghasilkan kira-kira 80 persen daris eluruh hasil kerja anda. Kegiatan ini mencakup perencanaan, pemberian, motivasi, dan pelaksanaan evaluasi bagi karyawan, pendelegasian, petapan, sasaran, pengembangan profesional, pembaruan diri, dan pemeliharaan hubungan bisnis yang penting. Semua kegiatan yang berada dalam bidang tanggung jawab seorang manajer, seperti perencanaan, penmgorgansiasian, pengangkatan staf, pengarahan, pengendalian, pelaksanan, inovais, dna mewakili perusahaan “prioritas:. Bisanya tugas-tugas itu bersifat jangka pangjang, tidak mendesak, dna bahayanya adalah mudah ditunda bila Anda terlalu memusatkan perhatian kepada kegiatan sehari-hari yang lebih mendesak dan sebetulnya tidak begitu penting. Kekurangefisienan para manajer biasanya disebabkan oleh tidak cukupnya waktu yang digunakan untuk kegiatan perioritas.
2. Kegiatan yang Memerlukan waktu
Ini merupakan kegiatan yang relatif penting yang memang berkonstibusi terhadap pencapaian sasaran, walaupun tidak sepenting prioritas. Sebagian besar rapat, pembicaraan telepon, perjalanan dinas, korespondensi, pembuatan laporan dan bahan tertulis termasuk dalam kateorgi ini. Rapat atau laporan berkala.
Para manajer menghabiskan kira-kira 40 sampai 45 persen dari waktu sampai 45 persen dari wkatu mereka untuk kategori kegiatan ini.
3. Kegiatan Yang ingin dilakukan
Kegiatan semacam ini berguna, dna membuat lingkungan kerja menjadi lebih nyaman, misalnya, tidaklah terlalu perlu bahwa jendela-jendela diberishkan, arsip disusutkan, tetapi memang hal semcam itu ingin dilakukan oleh siapun. Namun demikian, kegiatan itu tidak sepenting seperti kegiatan yang memerlukan waktu, dan akibatnya tidak begitu besar jika dilaksanakan dengan tidak bergitu baik.
4. Kegiatan yang memboroskan waktu
Ini merupakan kegiatan remeh dan tidak penting yang sama sekali tidak berkonstribusi kepada pencapaian sasaran pribadi atau sasaran perusahaan, kira-kira 10 sampai 15 persen pekerjaan seorang manajer dihabiskan dengan membuang-buang waktu seperti mencari barang yang salah taruh, membolak-balik kertas, mendapat gangguan, mengingat-ingat kembali karena lalai, menunda-nunda dan sebagainya, memboroskan bewaktunya.
III MENYEDIAKAN WAKTU UNTUK MELAKSANAKAN DELEGASI
1. Aturlah diri sendiri
Pelaksanaan delegasi merupakan cara yang baik untuk meringankan beban kerja. Namun, jika Anda melaksanakan delegasi hanya kalau sedang kebanjiran pekerjaan, Anda pasti tidak akan melaksanakan dengan baik. Dalam keadaan seperti itu, anda terpaksalah melimpahkannya dengan baik. Dalam keadaan seperti itu, Anda terpaksa melimpahkan pekerjaan kepada orang lain seolah-olah karena putus asa, tanpa cukup waktu untuk membuat perencanaan dan melakukan pelatihan terlebih dahulu . Mungkin akan diperlukan lebih banyak ketimbang waktu yang diharapkan dapat dihemat melalui pelaksanaan delegasi.
2. Gunakan Arsip Tindak lanjut
Suatu sistem tidak lanjut membantu kita untuk mengatur diri sendiri. Sistem itu membantu kita menggosongkan meja dari kertas-kertas, memaksa kita menjadwalkan tugas untuk tanggal tertentu, dan mencegah kita melupakan langkah-langkah tindak lanjut serta tenggat yang sudah ditentukan.
Namun, sebelum membuat sistem tersebut, pastikan bahwa Anda akan tetap menggunakannya ! Bila anda meletakkan sesuatu dalam arsip tindka lanjut, maka Anda telah menjadwalkan untuk mengerjakannya pada suatu tanggal tertentu.
3. Pengatur Diri (Personal Organizer)
Saya telah mengembangkan apa yang saya namakan “pengatur diri” yang telah menjadi alat manajemen waktu yang sangat berguna. Alat itu mencatat semuanya yang terus terjadi dan terus-menerus memberitahukan kepada saya tentang apa yang harus saya kerjakan. Pesan atau nomor telepon tidak akan hilang lagi dan langkah tindak lanjut tidak akan terlupakan.
4. Tata Ruang Kantor
Orang yang sering kali saling berurusan hendaknya duduk di lokasi yang sama atau berdekatan. Pertimbangkan penggunaan berkas, rak lemari, atau penyekat ruang yang dapat dipindah-pindahkan . Ingatlah, jika stau orang menghabiskan 15 menit sehari untuk mendapatkan bahan atau bolak-balik dari dan ke meja kerjanya, itu berarrti setiap tahunnya kehilangan waktu kerja 2 minggu. Jadi,pastikanlah bahw aruang kerja Anda diatur dengan baik.
Dengan mengatur diri Anda, ruang kerja, berkas-berkas, dan dengan menggunakan kebiasaan kerja yang efektif, Anda akan dapat menghemat waktu setengah jam atau lebih setiap hari.
5. Manfaatkan wkatu sekretaris anda dengan bijaksana
Berdasarkan sebuah penelitian ditemukan bahwa kebanyakan sekretaris kurang dimanfaatkan dan kurang diberi motivasi. Menurut peneltitian itu, yang telah melibatkan beberapa ribu sekretaris selam ajagka wkatu 5 tahun, dapat diambil kesimpulan bahwa rata-rata waktu yang mereka bagi sebagai berikut :
37% untuk administrasi
25% untuk mengetik, stenografi, dan pemoresan kerja
19% untuk “pergi keluar” untuk keperluan apa saja
14% tidak ada kegiatan sama sekali
5% untuk urusan kantor yang bersifat pribadi dan tidak produktif seperti istirahat dan minum kopi.
Dari penelitian tersebut dpaat disimpulkan juga bahwa jika suatu perusahaan memerlukan seorang karyawan untuk dinas luar, maka harus direkrut orang yang khusus untuk tugas tersebut. Sementara itu, kunci untuk memperbaiki produktivitas sekretaris ialah menjadikannya sebagai bagian dari tim kotor. Ini dapat dilakukan dengan pelaksanaan delegasi karena kebanyakan sekretaris mempunyai kemampuan lebih besar ketimbang yang diperkirakan oleh atasan mereka.
6. Aturlah Juru Tik Anda
Apakah Anda pernah harus menegur sekretaris atau juru tik karena surat Anda belum ditik pada saat Anda memerlukannya ? itu tidak mengherankan. Kebanyakan juru tik menyimpan semua surat dalam satu map, dan sering kali mengetik surat yang paling atas tanpa memikirkan prioritas kepentingannya.
Pada beberapa kesempatan manajarlah yang harus bertanggung jawab atas kesalahan tersebut. Adalah tanggung jawab Anda untuk menuliskan tanggal penyelesaian yang diinginkan pada setiap pekerjaan pengetikan yang Anda tugaskan.
IV PROSES PELAKSANAAN DELEGASI
1. Memutuskan Apa yang harus Didelegasikan
Salah satu langkah utama yang harus diambil bila memutuskan apa yang harus didelegasikan ialah mengadakan suatu analisis lengkap tentang kegiatan pekerjaan. Buatlah formulie seperti diperlihatkan pada gambar 11. pada kolom sebelah kiri, tuliskan semua kegiatan yang Anda lakukan dan keputusan yang bisa diambil. Jangan sampai ada yang terlewat. Jika anda yang harus membuka pintu kantor pada pagi hari, tuliskanlah itu. Jika Anda kadang-kadang menerima telepon untuk atasan Anda, catatlah itu.
2. Analisis Kegiatan
Kemudian, untuk setiap kegiatan, perkirakanlah waktu yang diperlukan tiap bulan untuk mengerjakannya, dan catatlah angka itu pada kolom sebelah kanan. Barangkali baru untuk pertama kali inilah Anda mengetahui jumlah waktu yang Anda gunakan untuk berbagai kegiatan itu. Hal tersebut akan membuat Anda mengerti berapa biaya atau nilai kegiatan tersebut bagi Anda dan perusahaan Anda. Anda juga harus berhati-hati untuk tidak merasionalisasikan alasan mengapa Anda mempertahankan suatu pekerjaan. Jujurlah terhadap diri sendiri. Tak akan ada orang lain yang perlu melihat catatan itu.
Pelaksanaan delegasi mencakup proses pelatihan dan pengembangan, dan semua karyawan Anda harus diikutsertakan dalam proses ini. Anda harus membuat seimbang semua beban kerja pada waktu delegasi dilaksanakan. Tidaklah praktis untuk menugaskan semuanya kepada satu orang saja. Namun, jika memang hanya terdapat satu orang yang menurut pendapat Anda mempunyai pendidikan latar belakang, dan kemampuan yang diperlukan untuk diberi pelatihan bagi tugas khusus tersebut, maka masukkanlah hanya satu itu saja. Pada awalnya pembinaan dan pelatihan memang memerlukan waktu. Tetapi jika Anda melihat hasilnya, maka investasi tersebut akan sepadan nilainya.
Setelah Anda tahu perkiraan jumlah waktunya, Anda harus menentukan bagaimana caranya sehingga mereka akan terbebas dari pekerjaan rutin sebanyak waktu tersebut. Ada kemungkinan bahwa waktu mereka sudah cukup tersedia, tetapi lebih besar kemungkinanya bahwa Anda harus menghilangkan, menggabungkan, atau memberikan kepada orang lain beberapa pekerjaan yang sekarang sedang mereka tangani.
3. Mengklarifikasi Penugasan Anda
Pada saat memberikan tugas kepada seorang karyawan, pastikan bahwa Anda telah memberikan semua informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas itu. Jangan sekali-kali beranggapan bahwa para karyawan mengerti seluruh penjelasan Anda tentang tugas itu. Walaupun sangat penting bagi Anda bahwa mereka sungguh-sungguh mengerti apa yang Anda katakan, jangan menghina dengan meminta mereka untuk mengulangi apa yang telah Anda katakan. Cara itu sudah kuno.
V. MENYERAHKAN PEKERJAAN KEPADA ORANG LAIN
Biarkan Karyawan Anda yang Memutuskan. Bagian yang paling sukar dalam pelaksanaan delegasi ialah menyerahkan pekerjaan. Walaupun kita percaya kepada seseorang dan telah menjelaskan apa yang diharapkan dari tugas itu, kita sering kali masih ingin terlibat dalam proses pengambilan keputusannya.
a. Memahami perlunya delegasi
Sebagai pimpinan / manajer, tugas penting yang harus diprioritaskanm ialah perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pemberian bimbingan, pengendalian, inovasi dan mewakili perusahaan dimana manajer bekerja, jadi seorang manajer tidak harus menghabiskan waktunya untuk menjawab surat- surat rutin, dan menerima telepon, mencari arsip dilemari atau mengikuti rapat yang berprioritas mudah. Untuk hal-hal tersebut diatas cukup disesuaikan/didelegasikan kepada anak buah.
Peraturan umum untuk delegasi sebagai berikut :
1. Kalau tidak perlu, buanglah
2. Kalau perlu, tapi dapat dikerjakan orang lain delegasikanlah
3. Kalau tidak dapat didelegasikan dan sangat perlu untuk pencapaian sasaran, kerjakanlah sendiri seefektif mungkin.
Beberapa pedoman untuk pelaksanaan delegasi :
1. Kenalilah anak buah, atasan harus mengenal betul karyawan yang menjadi bawahan/anak buahnya, mengetahui motivasinya, kemampuannya, tanggung jawabnya dan kepribadiannya.
2. Berkomunikasi dengan baik, bila akan mendelegasikan tugas, sebaiknya dijelaskan secara gamblang, sehingga yang bersnagkutan tidak perlu bertanya-tanya, atau mengerjakan dengan salah, karena, kurang jelas hal tersebut merupakan pemberatan waktu.
3. Delegasi tugas yang aktif.
4. Jangan mendelegasikan hanya untuk tugas-tugas yang remeh, karena pelaksanaan delegasi adalah membagi pekerjaan kepada anak buah termasuk tugas penting yang sangat menonjol dan juga tugas rutin.
5. Meminta didelegasikan dalam waktu tertentu
6. Percayailah bawahan Anda, jangan selalu diawasi, dan mencampuri cara kerjanya atau menyalahkan jika mereka membuat kesalahan. Bila terjadi kesalahan sebaiknya diberikan umpan balik dalam bentuk saran terbaik dan beri kritik & keluhan.
VII MEMONITOR PENUGASAN
a. Catatan Pelaksanaan Delegasi
Apabila kita mendelegasikan pekerjaaan kepada anak buah, kita harus mempunyai catatan tentang tanggal kapan pekerjaan itu harus delegasi.
Untuk keperluan tersebut, kita perlu mebuat formulir catatan pelaksanaan delegasi yang memuat tanggal penugasan, jenis tugas, tanggal selesai dan keuangan, formulir dimaksud sangat perlu, sehingga kita tidak perlu terus menerus menanyakan kepada karyawan yang diberi tugas. Juga penting bagi kita agar tidak lupa untuk mengadakan tindak lanjut.
Sediakanlah formulir untuk setiap orang yang diberi tugas dan gunakan formulir tersebut sebagai acuan pada waktu pernilaian prestasi.
Catatan pelaksanaana delegasi dapat membantu kita untuk mengetahui, apakah kita telah merata memberikan tugas kepada karyawan. Jadi tidak hanya kepada satu atau dua orang saja, karena mungkin secara tidak sadar memberikan tugas yang berlebihan kita harus memperhatikan juga kesehatan mereka.
VIII PENGENDALIAN KINERJA
Seorang atasan harus adil terhadap semua karyawannya, baik itu perhatian maupun pemberian tugas. Atasan harus mampu memberikan bimbingan, nasihat dan dorongan. Karyawan akan menghargai atasannya yang menaruh perhatian kepada mereka, yang terbuka dan yang percaya kepada mereka. Tunjukkan perhatiannya dulu kepada orangnya, baru kepada pekerjaannya.
Seorang atasan / manajer berkewajiban untuk melatih, membimbing, memebrikan motivasi, mengevaluasi, menghadiri dan memberikan ganjaran kepada karyawannya untuk mencapai kinerja untuk memuaskan.
Apabila ada karyawan yang membuat kesalahan, yang mereka butuhkan bukannya kritik dari atasan tetapi perlindungan. Bantulah membangun kembali rasa percaya diri, dan mintalah saran mereka tentang bagaimana mencehag kemungkinan akan terulangnya kembali kesalahan dikemudian hari.
Agar dapat berkarya secara memadai, mereka harus terus menerus mendapatkan umpan balik tentang bagaimana hasil pekerjaan mereka dan apapun dapat mereka lakukan untuk meningkatkan efektifitas kerja. Oleh karena itu diperlukan penilaian kerja.
Penilaian kerja tidak saja untuk menyiapkan jenjang pengembangan diri tetapi juga memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan kenaikan gaji.
IX MENGEMBANGKAN KARYAWAN
a. Komunikasi Melalui Kekuatan Yang Demiliki Karyawan
Akan tetapi, Anda tidak mempunyai pilihan lain. Lebih baik mempunyai karyawan yang bermotivasi tinggi dan terampil selam dua tahun, ketimbang memiliki karyawan yang sedang-sedang saja dan tidak mempunyai karyawan yang bermotivasi tinggi dan terampil saja dan tidak mempunyai motivasi selama 20 tahun!
Namun, Anda tidak dapat benar-benar mengembangkan orang. Apa yang dapat Anda laku-kan ialah menyediakan suatu lingkungan yang mendorong mereka untuk mengembangkan diri.
Banyak manajer mencoba merangsang semangat bawahannya dengan setiap kali membidik ke arah kelemahan mereka. Mereka menggunakan teknik “sandwich” dalam penilaian kinerja, yaitu dengan membuat seorang karyawan merasa tersanjung karena sejumlah komentar yang menyenangkan mengenai kinerjanya, baru kemudian membeberkan kekuarangan dan kelemahannya secara panjang lebar. Akhirnya, mereka menutup pembicaraan dengan beberapa komentar postif lagi mengenai kinerjanya, sang karyawan agar tidak meninggalkan kegetiran dalam hatinya setelah berakhirnya wawancara itu.
Sebaiknya Anda menekankan pada aspek positif kinerja karyawan tersebut; kekuatan, keterampilan yang utama, sasaran yang telah dicapai, dan potensi yang dipelihatkannya. Penekanan ini harus dipertahankan selama wawancara. Manajer sebaiknya menyadari kelemahan karyawan, namun hendaknya berkomunikasi melalui kekuatannya. Kelemahan dan kegagalan memang tidak boleh diabaikan selama wawancara itu, tetapi hal-hal tersebut akan muncul dengan sendirinya selama pembicaraan tentang kekuatan. Kebanyakan karyawan ingin memperbaiki kelemahan apapun yang tampaknya menghalangi kinerja mereka jika mereka menerima cukup pengakuan bagi prestasi mereka.
b. Motivasi Bawahan
Ada banyak teori tentang motivasi ketimbang jumlah manajer yang dapat mempraktekkannya, tetapi kebanyakan teori itu mempunyai beberapa persamaan :
• Anda tidak dapat “memotivasi” orang, mereka memotivasi diri sendiri.
• Perilaku selalu berorientasi pada suatu sasaran
• Tidak ada dua orang yang memberikan reaksi yang persisi sama dalam suatu keadaan tertentu.
Setiap orang berbeda perilakunya dan mempunyai cita-cita yang berbeda pula, tergantung kepada faktor-faktor seperti umur, kedudukan, kepuasan kerja, situasi rumah tangga, dan status finansialnya. Kita harus menyadari bahwa orang merupakan individu yang mempunyai kebutuhan yanag berbeda, dan sama sekali tidak benar untuk memperlakukan semua orang dengan cara yang sama. Apa yang memotivasi seseorang untuk unggul mungkin tidak dapat diterima atau tidak penting bagi orang lain.
Faktor terpenting dalam motivasi adalah mengenali orang. Apa cita-cita pribadi mereka? Di mana tempat mereka dalam “hierarki kebutuhan “Ma slow? Apa yang penting bagi mereka ? Tidaklah realistis untuk beranggapan bajwa para karyawan tidak bermotivasi terhadap uang.
Supaya benar-benar mempunyai motivasi, pekerjaan seseorang (dan lingkungan kerjanya) harus dapat memberikan prestasi yang memenuhi kepuasan diri dan membantu orang itu dalam pencapaian cita-cita pribadinya.
Pilihlah orang dengan seksama. Pahamilah kebutuhan mereka, dan delegasinya pekerjaan yang memberikan hasil yang sesuai dengan cita-cita pribadi mereka. Berikan imbalan ekstrinsik yang cukup seperti gaji, tunjangan, pengakuan dan sebagainya untuk memuaskan kebutuhan mereka.
Kemudian, untuk membantu mereka.
Pilihlah orang dengan seksama. Pahamilah kebutuhan mereka, dan delegasikan pekerjaan yang memberikan hasil yang sesuai dengan cita-cita pribadi mereka. Berikan imbalan ekstrinsik yang cukup seperti gaji, tunjangan, pengakuan dan sebagainya untuk memuaskan kebutuhan mereka.
Kemudian, untuk membantu mereka memberikan motivasi kepada diri sendiri, jangan ganggu mereka. Bimbinglah mereka, berikan bantuan, tetapi jangan melumpuhkan mereka.
X NASIHAT BAGI YANG DISERAHI DELEGASI
Pelaksanaan delegasi bukan saja menghemat waktu, tetapi juga suatu cara untuk mengembangkan orang. Tak ada cara lebih baik untuk mengembangkan kemampuan mengambil keputusan dan kemungkinan untuk dipromosikan selain menerima tanggung jawab yang lebih besar, yang disertai wewenang untuk melaksanakannya.
Sesungguhnya, mungkin ada pekerjaaan yang dapat anda tangani sekarang tanpa diberikan suatu pelatihan pun.
XI DELEGASI ATAU MANDEG
a.Membangun Masa Depan Yang Kuat
Tanggung jawab setiap orang didunia ini ialah untuk meneruskan kepada generasi berikuttnya sebanyak mungkin pengetahuan yang telah ia peroleh. Jika hal-hal yang dipelajari melalui pengalaman, pendidikan, dan pelatihan harus dikubur bersama dengan kita masing-masing, betapa besar kerugiannya bagi umat manusia ! Maing-masing dari kita mengalami hidup ini secara berbeda-beda. Jika kita memisahkan diri dari orang lain, alangkah bodohnya kita ini. Kita harus mengumpulkan pengetahuan kita, menambahkannya bagi ilmu pengetahuan yang sedang cepat berkembangan, dan membuatnya sebagai salah satu sumber daya yang berguna sekali bagi generasi mendatang.
XII PENUTUP
Kesimpulan atas apa yang telah kami terangkan diatas ialah bahwa pendelegasian tugas kepada anak buah sangatlah penting baik bagi atasan maupun anak buah itu sendiri. Bagi atasan pendelegasian dapat mengurangi tugas-tugas yang di bebankan kepadanya dan mempunyai banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawabnya serta dapat mengembangkan keterampilannya yang berguna untuk perusahaan. Bagi anak buah, pendelegasian tugas dapat memberikan peluang untuk mengembangkan keterampilan dan kemampuannya. Juga merupakan motivasi untuk lebih baik bekerja. Apabila suatu perusahaan seluruh pimpinannya baik dari direktur sampai dengan pimpinan yang paling rendah dapat melaksanakan pendelegasian tugas pada bawahannya, maka dapat diharapkan perusahaan itu akan maju.
Tags: Add new tag, delegasi, pemberdayaan
March 3rd, 2009 at 7:21 am
Saya pertamax ga pak?? hehe…
Pendelegasian saya kutip dari blognya orang lain :
“Pendelegasian ialah tindakan memercayakan tugas (yang pasti dan jelas), kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan secara individu dalam setiap posisi tugas. Pendelegasian dilakukan dengan cara membagi tugas, kewenangan, hak, tanggung jawab, kewajiban, serta pertanggungjawaban, yang ditetapkan dalam suatu penjabaran/deskripsi tugas formil dalam organisasi”
March 3rd, 2009 at 10:13 am
bonjour mesiour
setelah saya baca artikel bapk. ada beberapa pertanyaan yang lewat dikepala saya tentang Delegasi
apabila kita seorang manager dan menunjuk karyawan kita untuk mengerjakan sesuatu, jika kita terlalu detail dalam menjelaskan setiap hal yang harus mereka lakukan, jika berhasil, mereka akan merasa “biasa-biasa saja” karena merasa bahwa hal itu adalah kesuksesan kita sbg manager , jadi tidak ada sense of achievement pada mereka. kalau mereka gagal, mereka akan langsung angkat tangan,
Karena bagi mereka, kegagalan tersebut akibat dari langkah-langkah yang kita arahkan.
bagaimana sebaiknya nenindaklanjuti karyawan yang gagal menjalakan tugas dari proses pendelegasian tsb ???
haruskah kita memberikan kepercayaan kpd karyawan yang telah gagal pak ???
bagaimana cara mengukur efektivitas keberhasilan dari pendelegasian ???
Mercy,,
March 3rd, 2009 at 3:19 pm
Saya tertarik dengan kalimat: “Kekuasaan karena kedudukan memberikan seseorang hak untuk memerintah, namun adanya perhatian dan penghormatan orang lain terhadap dirinya yang menyebabkan perintah tersebut dilaksanakan secara efektif. ”
**
Setiap orang mempunyai visi misi dalam hidupnya, dengan disadari atau tanpa disadari.
Ada yang mempunyai visi misi untuk tujuan kemakmuran suatu individu.
Ada yang mempunyai visi misi untuk tujuan perubahan masyarakat bersama.
Namun, keduanya bisa berakhirkan pada suatu kedudukan yang memberi akses pada kekuasaan.
Peran kekuasaan akan menyimpang atau tidak tergantung dari visi misi personal individu tersebut.
Individu akan merasa puas sampai pada titik pemegangan kekuasaan apabila visi misi hanya untuk tujuan kemakmuran belaka.
Tetapi individu yang mempunyai visi misi untuk tujuan perubahan pada masyarakat, tidak akan merasa puas sampai pada titik pemegangan kekuasaan, melainkan pada titik bagaimana objek dapat merasakan perubahan tersebut.
Penetapan visi misi adalah tanggung jawab tiap-tiap individu.
Tanpa tanggung jawab, manusia tidak lah berakhlak.
Tanpa tanggung jawab, delegasi akan menjadi sia-sia.
Responsibility begins with me.
After it becomes a habit, then it will be proceeded towards the others, the company, the nation… and finally towards the world.
(Selanova C. Mandagie, 07120356)
March 4th, 2009 at 12:57 pm
no coment
March 5th, 2009 at 4:21 pm
Terima kasih sebelumnya untuk artikel yang telah Bapak sediakan bagi kami. Sangat membantu untuk menambah pengetahuan dan mengembangkan pola pikir yang lebih maju dan modern. Semoga artikel Bapak bisa menjadi suatu dorongan bagi kami agar lebih aktif dalam menggali ilmu di ABFII PERBANAS.
Delegasi, suatu kata yang mempunyai banyak arti dan dampak. Delegasi berarti otoritas.
Otoritas merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari pimpinan / atasan.
Dalam artikel ini saya melihat begitu pentingnya kata delegasi. Banyak sekali hal-hal yang dapat dikembamgkan dari kata delegasi tersebut. Awalnya saya berpikir delegasi hanya sebatas pembagian tugas-tugas kepada bawahan, ternyata di balik itu, jauh lebih kompleks dari yang telah saya pikirkan.
Delegasi berarti tanggung jawab yang penuh dan memahami betul pekerjaannya bagi yang memberi delegasi. Keahlian dan kematangan seorang pimpinan jelas terlihat saat mereka mulai mendelegasikan tugas-tugasnya. Memilih orang bukan hal yang mudah. Prinsip The right man on the right place harusnya tercermin dalam hal pendelegasian.
Dalam perusahaan, tentunya dibutuhkan kerja sama untuk menunjang efektivitas dan efisiensi perusahaan. Dengan adanya pendelegasian, akan membantu karyawan bekerja sebagai sebuah tim (teamwork) di mana setiap karyawan diberikan tugas masing-masing sesuai dengan kompetensi mereka. Sebaiknya pendelegasian dimulai dari hal-hal yang sederhana atau kecil. Karyawan yang kompeten ialah karyawan yang menghargai apapun tugas yang dipercayakan kepadanya. Rajin tanpa pengetahuan akan berbahaya, oleh karena itu sebelum pendelegasian dilakukan, atasan harus mempersiapkan para bawahan terlebih dahulu.
Inti dari pendelegasian ialah bagaimana seorang atasan memberikan kepercayaan sepenuhnya bagi bawahan-bawahannya. Hasilnya bawahan akan mempercayakan pekerjaan atau kariernya kepada atasan, dari sini akan muncul suatu sikap menghargai atau menghormati (respect) yang tulus kepada atasan bukan karena pimpinan sebagai atasan yang wajib dihormati bagaimanapun tindakannya akan tetapi karena atasan tersebut peduli terhadap karier dan masa depan bawahan-bawahannya. Sekaligus dengan pendelegasian ini akan menciptakan nilai-nilai baru dalam perusahaan, yaitu: rasa memiliki, dimiliki, menghargai, dan dihargai. Akhirnya jika penerapan delegasi dilaksanakan dengan benar, produktifitas perusahaan akan meningkat dengan sendirinya.
Selanjutnya pimpinan dalam pendelegasian berarti memimpin (guide/lead) bukan memerintah (command). Ini adalah dua hal yang berbeda, memimpin adalah bagaimana membimbing. Sedangkan memerintah lebih cenderung ke otoriter atau suatu keharusan. Seorang pimpinan yang kompeten tahu kapan untuk membimbing dan kapan saat untuk memberi perintah.
Prioritas perusahaan merupakan hal utama, oleh karena itu prioritas harus dijadikan landasan pendelegasian. Waktu atau proses ialah hal yang harus dibayarkan perusahaan untuk hasil yang maksimal.
Detail dan deadline juga sangat penting untuk dijelaskan dan diingatkan oleh pimpinan kepada bawahan yang didelegasikan tugas untuk hasil yang sesuai dengan yang diharapakan perusahaan. Hal ini juga dapat dijadikan tolak ukur kinerja bawahan tersebut.
Finally, dengan mempelajari dan menerapkan teori-teori serta konsep-konsep dari artikel Bapak ke dalam sebuah perusahaan akan sangat membantu perusahaan tersebut bersaing dalam mencapai visi, misi, dan target-target khusus perusahaan itu sendiri (Result Orientation).
Teori dan konsep pendelegasian ini sangat bagus untuk diterapkan. Seandainya saya seorang manajer yang baru saja melaksanakan pendelagasian di perusahaan, akan tetapi hasilnya mengecewakan, dan itupun telah terjadi 2x. Hal ini tentunya menimbulkan kekhawatiran dan ketidak yakinan pada diri sendiri untuk melaksanakan pendelegasian lagi selanjutnya.
Nah, yang ingin saya tanyakan kepada Bapak.
Bagaimana sikap yang seharusnya saya ambil dan bagaimana untuk memunculkan kembali keyakinan bahwa pendelegasian itu akan membawa hasil yang luar biasa bagi perusahaan?
Terima kasih Bapak Dono. God Bless!
Hendri Kurniawan (07120402)
MSDM II - Class “D”
March 5th, 2009 at 11:31 pm
Akhirnya, bisa juga ninggalin comment di article bapak..
Setelah saya baca artikel bapak soal pendelegasian diatas saya dapat lebih memahami konsep pendelegasian tsb
Dalam kehidupan ber-organisasi, terlebih kalau kita bertindak sebagai seorang atasan atau pemimpin, memang sangat sulit untuk mendelegasikan seseorang untuk menjalankan tanggung jawab yang kita percayakan tsb
Saya sering merasakan ini karena saya aktif dalam sebuah UKM di lingkungan kampus kita.
Saya mungkin tidak banyak berkomentar tentang artikel yang bapak cantumkan diatas, tetapi saya akan coba untuk berbagi pengalaman tentang kepemimpinan dan pendelegasian tsb, mungkin juga akan bermanfaat bagi teman-teman yang lain.
Sebagai seorang pemimpin, terlebih dahulu kita harus mengenali bawahan.
Pemimpin yang baik harus tau bawahannya, bagaimana mereka bersikap, sejauh mana rasa tanggung jawab dan kepedulian mereka dalam menjalankan tugas, dsb. Hal ini penting sebelum kita mendelegasikan tugas atau tanggung jawab kepada mereka.
Setelah itu kita baru bisa mendelegasikan tanggung jawab atau tugas kepada masing-masing bawahan kita tadi. Untuk mendelegasikan tugas, seorang pemimpin tidak perlu untuk menjelaskan secara detail tentang tugas dan tanggung jawab yang akan mereka emban. Hal ini karena seorang manajer/pemimpin sejatinya tidak perlu untuk menjabarkan suatu tugas secara detail tetapi lebih ke permasalahn yang blur dan kompleks. Jadi kita hanya perlu menjelaskan garis besar jobdesk mereka saja tanpa perlu masuk ke detail permasalahan, karena apabila kita masuk ke detail permasalahn tsb secara tidak langsung kita menghambat kreatifitas bawahan itu untuk mengemban tugas tadi.
Dalam mendelegasikan tanggung jawab kepada bawahan kita tsb kita harus dapat memilah kepada siapa tanngung jawab ini akan kita limpahkan. Hal ini bertujuan untuk meminimalisasi kemungkinan tugas/tanggung jawab tsb akan memberatkan bawahan tadi dan pada akhirnya tidak terselesaikan sama sekali.
Dalam hal ini, saya sering menemui kesulitan untuk mendelegasikan tugas kepada bawahan saya di UKM saya tadi. Terkadang tugas yang diberikan tidak dapat mereka selesaikan dengan baik bahkan tidak jarang tugas tadi tidak berhasil sama sekali atau gagal total.
Tetapi hal tsb tidak lantas membuat saya memarahi atau sepenuhnya menyalahkan orang yang bersangkutan tadi. Biasanya setelah suatu tugas yang telah saya delegasikan tadi berakhir saya bersama orang-orang yang saya delegasikan dalam tugas tadi berkumpul kembali untuk me-review seberapa berhasil tugas dan tanggung jawab yang telah mereka emban. Apabila seseorang kurang berhasil atau gagal dalam menjalankan tugas yang telah didelegasikan kepadanya maka saya meminta orang yang bersangkutan menganalisa kinerja nya dan mencari permaslahan dan kemudian meminta orang tsb untuk memberikan solusi thd permasalahan tadi, sehingga akan tercipta suatu hubungan timbal-balik thd saya dan orang yang saya delegasikan tadi. Yang pada akhirnya nanti orang tsb akan belajar dari kesalahnya dan akan merasa lebih bertanggung jawab dalam menjalakan tugas yang telah saya delegasikan kepada orang yang bersangkutan maupun orang lain.
Intinya dalam pendelegasian menurut saya adalah “Berikan mereka kepercayaan dan kebebasan dalam berkreasi, jadikan diri anda sebagai panutan (role model) bagi mereka dengan cara menjadi orang yang bertanggung jawab dan terpercaya bagi mereka, dan hasil yang terbaik akan mereka berikan kepada anda”.
Sekian dari saya pak (agak2 curhat gitu,hehe..) tapi semoga bermanfaat bagi teman-teman dalam kehidupan berorganisasi dan lainnya..
Ada sedikit kata-kata mutiara yang saya kutip dari kata-kata bpk. Stefanus Rizal (seorang motivator), “menjadi teladan adalah satu-satunya cara untuk mempengaruhi orang lain”.
Terima kasih
March 6th, 2009 at 1:08 pm
Terima kasih untuk Artikelnya pak Don,
Kl boleh kasih komentar, bisa lebih dipersingkat atau tidak Pak?? pertimbangannya, masih banyak orang yang agak malas membuang2 uang kalau membaca artikel yang terlalu panjang, khusus buat mereka yang Nge-warnet, padahal artikelnya berguna sekali
Untik saya sendiri, benar kata bapak, saya sendiri masih sering berpikir bila mendelegasikan pekerjaan, “apa mereka bisa mengerjakan?” atau “apa akan selesai tepat waktu?” dan lain sebagainya .. ada 1 komentar di atas yang bertanya, apa mereka yang gagal dapat didelegasikan pekerjaan? menurut saya pertanyaan yang bagus, mohon tanggapan Pak …
March 6th, 2009 at 6:39 pm
Sebelumnya saya ucapkan terimakasih…karena dengan adanya artikel mengenai pendelegasian yang bapak buat, saya menjadi tahu bagaimana pendelegasian itu dilaksanakan dengan benar
Ini sangat bermanfaat nantinya untuk saya nanti memasuki dunia kerja
ARTIKEL mengenai pendelegasian ini bagus banged…
Terutama menurut saya bagus untuk materi “basic supervisory training” bagi supervisor yang BARU dipromosikan untuk belajar membagi wewenangnya ke bawahannya…
Kadang pendelegasian itu sering didefinisikan hanya sebagai pembagian tugas saja,tetapi setelah saya menyimak tulisan bapak,ternyata pendelegasian itu yang terpenting adalah membagi wewenanganya ,sharing of power,kadang pada umumnya letaknya “mis-leading” para atasan yang takut / gengsi jika wewenangnya diprotolin untuk bawahannya..
Demam panggung pemimpin..yang slalu berpikir pemimpin lebih tau segalanya..
Padahal menurut saya
Setiap pemimpin yang baik perlu memahami serta menerapkan pendelegasian dengan penuh tanggung jawab apabila ia menghendaki keberhasilan dalam kepemimpinannya. Pemimpin yang baik akan memahami bahwa ia hanya dapat bekerja dengan baik apabila ia dapat bekerja bersama dan bekerja melalui orang lain (para bawahan). Untuk mewujudkan kerja sama ini, pemimpin dapat mewujudkannya melalui pendelegasian,
Menurut saya
Pendelegasian yang dilaksanakan dengan cara yang tepat, dapat didefinisikan sebagai empat hal berikut.
1.Cara bijaksana, yaitu sikap bertanggung jawab penuh dari pemimpin dan bawahan. Pemimpin melaksanakan pendelegasian serta memberi dukungan, sementara bawahan siap serta taat kepada pemimpin dalam melaksanakan tugas/tanggung jawab yang dipercayakan kepadanya.
2. Cara konsistensi, yaitu sikap pasti yang terus-menerus dipertahankan oleh pemimpin dan bawahan, antara lain:
A.tetap (tidak berubah) — berdasarkan ketentuan/polisi kerja organisasi yang berlaku;
B.teratur (berdasarkan sasaran/kecepatan/ketertiban yang diminta) — sesuai dengan sistem manajemen organisasi yang ada.
C.terus-menerus (mencegah/mengatasi hambatan dengan bekerja secara tetap) — yaitu sesuai dengan tuntutan kerja dan batas waktu yang telah ditetapkan.
3.Efektif dan efisien, yaitu memperhitungkan faktor kualitas dan kuantitas kerja.
4.Pragmatis dan produktif, yaitu berorientasi kepada hasil atau produksi tinggi, sesuai dengan perencanaan.
Untuk itu hindari sikap terhadap delegasi/pendelegasian yang memiliki efek negatif, yaitu :
• Pemimpin sering tidak mendelegasikan tugas karena pelbagai alasan, yaitu pemimpin tidak tahu atau takut, dan mempertahankan status quo, serta tidak memercayai orang lain/mencurigai orang lain.
• Pemimpin sering mendelegasikan semua tugas karena pemimpin tidak tahu ataupun ingin membebaskan diri/meringankan diri dari kewajibannya.
• Pemimpin sering mendelegasikan sedikit tugas karena pemimpin takut atau sangat hati-hati, atau kurang/tidak percaya.
Untuk itu jika nanti saya sudah bekerja,saya diberi delegasi oleh pimpinan, saya akan melaksanakannya sebaik mungkin,karena itu merupakan tantangan dan pengalaman saya dalam mengerjakan suatu pekerjaan,karena kita sebagai karyawan tidak sepantasnya bergerak dinamis mengerjakan pekerjaan yang itu-itu saja,tapi harus bergerak statis menghadapi berbagai pekerjaan yang menantang yang nantinya dapat memberikan pembelajaran untuk kita, tidak perlu takut untuk menerima pendelegasian, tetapi harus terus meningkatkan keterampilan&kemampuan agar pekerjaan apapun bias kita kerjakan dengan baik,namun jangan mengabaikan tolak ukur kemampuan kita sendiri,selama kita yakin bisa mengerjakannya dengan terus berlatih dan berusaha untuk tau bagaimana melaksanakan pendelegasian itu dengan baik,,mka terimalah pendelegasian itu dengan baik,,jangan keburu takut nantinya banyak kesalahan yang akan kita lakukan,,,karena dari sebuah kesalahan itulah kita belajar,dan TANGGUNG JAWAB harus ada dalam diri kita, semua pekerjaan punya resiko,kalo kita berhasil mengatasi resiko itu,berarti kita sebagai karywan berhasil melaksanakan pendelegasian yang telah diberikan oleh atasan kita.
BENER tidak pak apa yang saya paparkan?
mungkin itu tanggapan dari saya mengenai pendelegasian
terimakasih ya pak,,karena saya menjadi lebih tau mengenai pendelegasian
dan saya punya saran,,bagaimana jika pendelegasian itu kita praktekan di dalam MSDM 2,jadi bukan hanya sekedar teori, tetapi mahasiswa khususnya kelas D menjadi semakin paham cara melaksanakan pendelegasian dengan baik,karena fakta untuk menjalankannya terkadang sulit walaupun kita sudah paham mengenai teorinya,tapi prakteknya kadang tidak sesuai dengan pemahaman kita
terimakasih pak
META MELITA 07120106
MSDM 2 KELAS D
ABFII PERBANAS
March 11th, 2009 at 5:15 pm
Setelah membaca artikel diatas, dapat saya ambil kesimpulan bahwa delegasi tugas dari atasan ke bawahan memiliki dampak yang positif maupun negatif.
Akan tetapi bila bawahan sudah siap dan mampu, maka dampak negatif bisa dikurangi. Cara mengurangi tentunya dengan membuat SOP dan Training singkat kepada bawahan tentang tugas yang akan didelegasikan. Bawahan juga harus siap memberikan laporan kepada Atasan atas hasil pekerjaan yang dilimpahkan kepada yang bersangkutan tersebut agar menjadi kontrol dalam pelaksanaannya.
Saya setuju dengan artikel diatas tentang Delegasi Tugas dapat memberikan manfaat positif kepada atasan maupun bawahan selama dilaksanakan sesuai prosedur. Manfaatnya tentu sangat membantu performa dan kemampuan karyawan untuk menjadi lebih baik lagi.
Yekti Nurmanasih –Kelas D (04120286)
March 12th, 2009 at 6:52 am
ooo , jadi inti managemen menggunakan Pendelagasian .. bagaimana dengan POAC pak ? mnrut saya POAC lebih mudah di terapkan di karyawan-karyawan lama ataupun baru .
jika delegasi di berikan kpd bawahan namun bawahan tidak mengerjakan dengan baik/gagal , maka atasan pun terkena dampaknya . tpi jika mnggunakan Planning , Organizing , Actuating , dan Controlling maka pkerjaan dapat di kerjakan dengan baik ..
- trima kasih -
March 13th, 2009 at 9:51 am
tanggapan saya mengenai artikel ini sebagai berikut ;
dalam suatu organisasi tidak mungkin kita bekerja dengan hanya sendiri saja, dan juga dalam suatu organisai yang mempunyai umur jangka panjang seperti suatu perusahaan diperlukan adanya inovasi dalam suatu pemikiran yang baru. dalam hal ini berarti sangat diperlukan pemikiran atau ide-ide dari para karyawan baru, dalam hal ini walaupun seseorang itu mempunyai gagasan atau pemikiran baru, tetapi tentunya belum mempunyai pengalaman dalam bidang usaha yang digelutinya. tentunya pengalaman tersebut didapat dari pendahulunya seperti pemimpin organisasi, delegasi lah suatu bentuk cara untuk memperoleh pengalaman tersebut. di dalam artikel ini dijelaskan apa arti dari “delegasi itu sendiri. dan dalam hal ini sangat diperlukan tanggung jawab, dan dari situlah seorang karyawan baru dapat memperoleh pengalaman dan seperti kepercayaan yang lebih dari atasan untuk dapat mencapai tingkat yang lebih tinggi lagi.
selain memberikan otoritas dan tanggung jawab delegasi juga dapat dikatakan bentuk dari menilai kinerja bawahannya.
bambang rachmat dwitama (03120042)
March 13th, 2009 at 9:00 pm
Saya akan mencoba menanggapi artikel bapa.
Yang perlu kita pahami disini terlebih dahulu adalah apa arti kata “delegasi” itu sendiri. Setelah memahami itu baru kita bisa berpendapat bahwa pentingnya pendelegasian.
Harus kita sadari bahwa manusia hidup saling ketergantungan,itu adalah konsep dasar dr kehidupan bermasyarakat yg kita jalanin di indonesi seperti sekarang ini. Setiap orang bisa ada sampai sekarang ini,bapa bisa seperti sekarang pasti ada pula faktor dari orang lain juga selain dari karunia dari Tuhan yg maha esa tentunya. Bahkan Sri mulyani bisa seperti sekarng ini pun pasti ada faktor dari orang lain pula(loh ko jd dia).
Manusia yang baik adalah manusia yang menganggap dirinya pintar dan selalu bisa bertanya ke orang lain,saya pernah mendengar kata-kata ini dari Socrates(sedikit melenceng,hehe). Sepintar-pintarnya orang pasti ada yang lebih pintar , sebisa-bisanya orang pasti masih ada yg lebih bisa pula. Jadi selama kita memimpin tidak ada kepercayaan unutk orang lain,jangan harap akan mendapat kemudahan dalam menjalankan pekerjaan,asal kita tahu siapa yang akan kita beri tanggung jawab dan wewenang. Maka dari itu,tiap-tiap pemimpin harus mengenal masing-masing karakter bawahanya.
Pointnya adalah :
1. Kepercayaan terhadap siapa yg akan di delegasikan
2. Berani mendelegasikan
3. Delegasi merupakan cara dalam sebuah kepemimpinan agar memperoleh kemudahan dalam memimpin.
Jadi kal menurut saya pa, Intinya adalah sebuah “Kepercayaan”.
sekian pa dari saya,,maaf kalau ada kata-kata yang kurang berkenan.
thanx…..
March 16th, 2009 at 2:33 pm
“Tidak ada waktu untuk melaksanakan delegasi” atau “saya bisa mengerjakannya sendiri”
tidak bolehlah terjadi karena apabila ada kalimat seperti itu oleh manager, untuk apa gunanya karyawan.? dengan kata lain karyawan tidaklah berguna, sedangkan Konsep (POAC) digunakan oleh perusahaan dengan tujuan dan maksud agar setiap lini-lini dari karyawan dan perusahaan dapat bekerja secara maksimal. sehingga peranan karyawan dapat berkembang dan memberikan kontribusinya kepada perusahaan. intinya para manager sebenarnya haruslah tercipta “trust” sehingga akan menjadi team work yang baik.
trims, maaf bila ada slah kata dan maksud..
March 16th, 2009 at 6:27 pm
Maaf pak,,commentnya terlambat!!
Menurut saya,pendelegasian itu teknik para manajer di suatu perusahaan untuk menciptakan karyawan yang berkualitas dan membuat suasana kerja lebih efektif..DEngan pendelegasian karyawan dituntut bekerja lebih baik dari waktu kewaktu.
March 17th, 2009 at 3:01 pm
Sebelumnya saya mengucapkan banyak terima kasih atas artikel Bapak yang telah saya baca. Jujur dengan saya membaca artikel dari Bapak saya dapat tau mengenai yang namanya pendelegasian. Tapi saya minta maaf jika saya telat memberikan comment saya kepada Bapak.
Tanggapan saya terhadap pendelegasian:
Dimana delegasi memberikan peluang kepada karyawan untuk mengembangkan ketrampilan dan kemampuannya dalam mengambil keputusan, selain itu dalam mempersiapkan pelaksanaan delegasi, pimpinan harus dapat terlebih dahulu mengkaji kegiatan yang akan dilakukannya itu. Jadi kesimpulan dari saya pendelegasian itu merupakan suatu peluang atau kesempatan yang diberikan dari pimpinan atau atasan kepada bawahan untuk dapat mengerjakan sesuatu yang diharapkan.
Mohon maaf jika ada salah kata yang saya ketik, terima kasih Pak
March 19th, 2009 at 4:20 pm
salut buat artikelnya pak…..benar-benar membuka mata saya arti dari Pendelegasian,
Memang sebagai seorang manager pendelegasian ditujukan lebih untuk memanfaatkan kreativitas bawahan agar dapat menerima tanggung jawab yang diberikan, akan tetapi pak secara teknis, sering mengalami hambatan,baik itu dalam pemilihan orang2yang terlibat dalam tugas ataupun karakteristik karyawan tersebut.
Di tempat saya bekerja sekarang ( salah satu produk makanan yang cukup DIKENAL oleh masyarakat indonesia),kadang pemilihan pendelegasian pun tidak cukup adil,karena ada faktor-faktor tertentu yang mendukung pendelegasian itu terjadi.
Memang pada prinsipnya Tugas seorang pemimpin ialah secara terus-menerus membina orang-orang yang berada dibawah pimpinannya sedemikian rupa sehingga akhirnya mereka dapat menyelesaikan tugas dengan lebih baik dibandingkan bila diselesaikan si pemimpin sendiri.
pada dasarnya saya setuju dengan
“Take a right man in the right place” yang semestinya bisa membaca peluang dari kerja karyawan itu sendiri. Sehingga diharapkan sebagai seorang manager adalah dapat mengakomodasikan tugas yang diberikan kepada karyawannya.Hal ini didukung pula dengan penerapan POAC,mengapa? karena menurut saya dengan adanya planning,organizing,actuating dan controlling merupakan step2step yang harus dilakukan juga sebagai seorang manager….berhasil atau tidaknya suatu kepemimpinan dapat dilihat dari keberhasilan karyawan di bawahnya…….thanks
March 26th, 2009 at 6:02 pm
Salut Buat Artikelnya pak….
selama ini saya salah menilai tentang pendelegasian…dulu saya berpikir kalo seorang manajer yang baik adalah manager yang memberi contoh teladan kepada anak buahnya dengan terjun langsung, dalam kegiatan yang seharusnya dilakukan oleh anak buahnya itu sendiri…Setelah sy baca artikelnya justru membalikkan keyakinan saya yg 180*itu…..ternyata dengan pendelegasian dan wewenang kita sebagai manajer, justru dengan pemilihan orang-orang yang tepat inilah kredibilitas kita dipertanggung jawabkan.sesuai dengan tempatnya saya sangat setuju dengan pemilihan orang yang tepat bagi tempat yang tepat pula.Masalhnya akan timbul Ketika proses yang sudah berjalan tersebut ternyata penempatan orang tersebut,tidak sesuai dengan yang kita harapkan..dari sinilah kemudian timbul pertanyaan,apakah kita sudah sepenuhnya mengenal dan mengetahui dari karakteristik orang yang kita rekrut tersebut.
O,ya pak kadang dalam tahap pendelegasian atau penyerahan tanggung jawab kepada orang yang kita percayakan…banyak mengalami hambatan,bukan tidak mungkin Faktor internal dalam perusahaan tersebut juga ikut bermain….
Prinsipnya pak,saya setuju dengan pendelegasian tugas dan wewenang kerja kepada orang yang ditunjuk oleh manajer,akan tetapi tetap perlu pengawasan dan tanggung jawab dalam proses tersebut,jadi bukan berarti diserahi tugas kemudian selesai.
kalo ada yang kurang2….bantu lagi dengan artikelnya pak…thanks
March 26th, 2009 at 6:03 pm
Salut Buat Artikelnya pak….
selama ini saya salah menilai tentang pendelegasian…dulu saya berpikir kalo seorang manajer yang baik adalah manager yang memberi contoh teladan kepada anak buahnya dengan terjun langsung, dalam kegiatan yang seharusnya dilakukan oleh anak buahnya itu sendiri…Setelah sy baca artikelnya justru membalikkan keyakinan saya yg 180*itu…..ternyata dengan pendelegasian dan wewenang kita sebagai manajer, justru dengan pemilihan orang-orang yang tepat inilah kredibilitas kita dipertanggung jawabkan.sesuai dengan tempatnya saya sangat setuju dengan pemilihan orang yang tepat bagi tempat yang tepat pula.Masalhnya akan timbul Ketika proses yang sudah berjalan tersebut ternyata penempatan orang tersebut,tidak sesuai dengan yang kita harapkan..dari sinilah kemudian timbul pertanyaan,apakah kita sudah sepenuhnya mengenal dan mengetahui dari karakteristik orang yang kita rekrut tersebut.
O,ya pak kadang dalam tahap pendelegasian atau penyerahan tanggung jawab kepada orang yang kita percayakan…banyak mengalami hambatan,bukan tidak mungkin Faktor internal dalam perusahaan tersebut juga ikut bermain….
Prinsipnya pak,saya setuju dengan pendelegasian tugas dan wewenang kerja kepada orang yang ditunjuk oleh manajer,akan tetapi tetap perlu pengawasan dan tanggung jawab dalam proses tersebut,jadi bukan berarti diserahi tugas kemudian selesai.
kalo ada yang kurang2….bantu lagi dengan artikelnya pak…thanks
April 1st, 2009 at 7:51 pm
two thumbs up pak buat artikelnya…………..
memang completed kalo bicara tentang pendelegasian,….apalagi kalo kita baru diserahi tanggung jawab yang menuntut profesionalitas kita di kantor…Duluuu bgt pak saya masih beranggapan yang namanya manager adalah memberikan contoh ke bawahannya dengan cara terjun langsung ataupun ikut andil dalam tugas tersebut,trenyata salah besarrrr…..
yang namanya pemimpin bukan menciptakan lingkungan yang menuntut dia harus datang dan anak buah harus mengikuti semua apa yang harus dikerjakan oleh managernya,akan tetapi seorang pemimpin yang baik adalah dapat memberikan kebebasan yang bertanggung jawab kepada bawahannya.
masalah akan timbul ketika orang yang kita serahi tugas tersebut tidak dapat menyelesaikannya seperti yang kita inginkan…beribu kemungkinan akan dijadikan alasan,itulah pentingnya menurut saya adanya pendekatan kepada bawahan kita dengan tidak keluar dari konteks pekerjaan tersebut.
pemilihan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat adalah langkah yang bijak.setidaknya kita juga mengetahui kapasitas dari masing-masing personal karyawan di perusahaan kita…last not but least….saya setuju dengan bapak tentang pendelegasian yang bertanggung jawab kepada bawahan dengan catatan kita harus mampu juga controlling nya….God Bless
April 4th, 2009 at 9:38 am
saya akan mencoba menanggapi artikel yang dibuat oleh bapak,dengan mengambil kutipan dari artikle bapak..
“Delegasi merupakan teknik yang harus dikuasai oleh setiap orang di perusahaan yang memiliki anak buah. Baik itu direktur utama, presiden direktur, kepala bagian, kepala seksi, ataupun mandor dan supervisor.”
“Harapannya dengan menguasai teknik delegasi secara efektif, semua tugas yang dibebankan kepadanya bisa diselesaikan dengan baik. Bawahan merasa dihargai dan dikembangkan. Dengan demikian tercipta suasana kerja yang menyenangkan dan menguntungkan bagi perusahaan, anak buah, maupun atasan.”
dari kutipan ini saya dapat mengambil point kalau seseorang yang bekerja entah itu dalam organisasi maupun perusahaan akan merasa sangat berguna atau dihargai dengan pendelagasian ini, karena dengan adanya pendelegasian ini seorang bawahan akan merasa dipercaya oleh atasannya,oleh sebab itu pada saat skrg ini pendelegasian merupakan suatu hal yg cukup penting dengan mengingat sangat dibutuhkannya loyalitas karyawan terhadap perusahaan.
Lalu dengan adanya pendelegasian ini pun di butuhkan kepercayaan seorang atasan kepada seorang bawahan, sehingga hal ini dapat membuat seorang bawahan merasa dipercaya okleh atasannya, yang dapat menimbulkan loyalitas seorang bawahan kepada perusahaan, karena seorang karyawan merasa diberikan otoritas dan tanggung jawab dalam pekerjaannya.
Dengan demikian pendelegasian ini sangat membutuhkan beberapa hal, yang pertama KEPERCAYAAN, hal ini sangat berperan sekali dalam pendelegasian, karena tanpa adanya hal ini seorang atasan tidak dapat mendelegasikan bawahanny karena kurangnya rasa kepercayaan. Selain itu seorang pemimpinpun harus MAMPU MENDELEGASIKAN, karena tanpa adanya hal ini seorang atasan tidak akan bisa melakukan pendelegasian.
sekian tanggapan dari saya pak,klo ada yg salah sya mohon maaf ya pak,
terimakasih
dony arya 05120061
msdm II
February 22nd, 2010 at 10:53 pm
Yth Dana,
Ada tambahan lagi nih pak, berdasarkan pengalaman pribadi saya, ketakutan/keogahan saya dalam mendelegasikan tugas2 saya, di karenakan seringnya salah tangkap/salah pengertian dari para bawahan dalam menjalankan tugas yang di delegasikan, padahal bahkan sudah saya jelaskan sedetil mungkin di saat meeting ataupun briefing, lebih ngak prof nya lagi, kalau di tanya : ” semua mengerti kan?” di jawab: “mengerti”, saya minta : “coba ulangi lagi apa yang barusan saya jelaskan, mereka jawab : ngak tau pak…..waduhhhhhh, bisa di bayangin Supervisor saya kayak begini semua, bahkan Assitant manager saya juga setali tiga uang. Begitu salah bahkan mereka malah kompak menyalahkan saya sebagai atasan mereka..walah…, & Bos tau nya komplain kalao sudah begini ya ke saya…..malah di bilang kurang komunikasi ke atas dan kebawah….wah..wah…wah…wah….kalo kerjaan itu saya kerjakan sendiri jarang ada masalah, kalau sampai di delegasikan justru timbul masalah yang banyak, tapi kesalahan yang bawahan saya perbuat justru saya yang kena damprat/omel/komplain dari atasan, pusing3x praktek ternyata jauh lebih memusingkan dari pada apa yang saya pelajari sewaktu di perkuliahan….makan ati …bener :)….., mending pilih diam aja dech, karena diam itu emas.
Apa ada solusinya untuk masalah saya ini ya pak? ato mending pindah kerja aja kali yach
:) wa ka ka ka ka ka…nasib…nasib…beginilah kalo jadi kuli nya orang.
Drs Liu, MBA